3 как создать отчет выполняющий поиск в данных

Вирус скуки

Ну а для чего нужен гугл, яндекс и иже с ними? Для поиска же! Вот и тут такая же фигня. Имеем строчку поисковика, вводим туда матерное слово, пробегается по базе и ищет, где есть упоминание этого. Все понятно.

Что такое основной полнотекстовый индекс и что такое дополнительный полнотекстовый индекс?
Полнотекстовый индекс состоит из двух частей: основного и дополнительного индекса.

Основной индекс – спроектирован таким образом, чтобы обеспечить максимальную скорость поиска при большом объеме данных.

Дополнительный – наоборот.

Если сравнивать совсем на пальцах, то основной индекс – это как винт, а дополнительный – как оператива. В дополнительный индекс данные добавляются непосредственно во время работы пользователей. При обновлении индекса данные из дополнительного переходят в основной, а дополнительный очищается.

Какова стратегия полнотекстового индексирования информационной базы?

Сначала, при создании элементов конфигурации, необходимо указывать, что полнотекстовый поиск будет использоваться (рис.1). Без этого как бы сама суть поиска бессмысленна. Далее в процессе работы система отслеживает изменения в тех объектах конфигурации, которые могут участвовать в полнотекстовом поиске. После чего по указке админа БД полнотекстовый индекс обновляется, вручную или автоматически.

Как создать отчет, выполняющий поиск в данных?

Ну тащемта перепечатать код, который дан в этом задании. Единственное, что стоит не забывать, что после слов КонецПроцедуры точка с запятой не ставятся, иначе увидите ошибку

Вирус скуки

Ну а для чего нужен гугл, яндекс и иже с ними? Для поиска же! Вот и тут такая же фигня. Имеем строчку поисковика, вводим туда матерное слово, пробегается по базе и ищет, где есть упоминание этого. Все понятно.

Что такое основной полнотекстовый индекс и что такое дополнительный полнотекстовый индекс?
Полнотекстовый индекс состоит из двух частей: основного и дополнительного индекса.

Основной индекс – спроектирован таким образом, чтобы обеспечить максимальную скорость поиска при большом объеме данных.

Дополнительный – наоборот.

Если сравнивать совсем на пальцах, то основной индекс – это как винт, а дополнительный – как оператива. В дополнительный индекс данные добавляются непосредственно во время работы пользователей. При обновлении индекса данные из дополнительного переходят в основной, а дополнительный очищается.

Какова стратегия полнотекстового индексирования информационной базы?

Сначала, при создании элементов конфигурации, необходимо указывать, что полнотекстовый поиск будет использоваться (рис.1). Без этого как бы сама суть поиска бессмысленна. Далее в процессе работы система отслеживает изменения в тех объектах конфигурации, которые могут участвовать в полнотекстовом поиске. После чего по указке админа БД полнотекстовый индекс обновляется, вручную или автоматически.

Как создать отчет, выполняющий поиск в данных?

Ну тащемта перепечатать код, который дан в этом задании. Единственное, что стоит не забывать, что после слов КонецПроцедуры точка с запятой не ставятся, иначе увидите ошибку

Практическая работа № 18 Поиск в базе данных (1:30)

В этой работе мы познакомимся с механизмом полнотекстового поиска в данных и разработаете отчет, который позволит выполнять поиск в БД на основе полнотекстового индекса. На примере этого отчета вы научитесь разрабатывать форму «с нуля», наполняя ее реквизитами и командами.

В большой информационной базе просто необходим поиск. Поэтому система содержит механизм полнотекстового поиска в данных. Преимущества этого механизма в том, что он позволяет искать данные, вводя поисковый запрос в простой и естественной форме, например:

«телефон абдулова». При этом можно использовать специальные операторы, вроде тех, что применяются при поиске в интернете.

Полнотекстовый поиск очень удобен, когда мы не знаем точно, где находятся нужные данные (например, в каком справочнике), и не знаем точно, что нужно искать (не помним точное название номенклатуры).

Кроме этих возможностей, он позволяет находить данные там, где другие методы поиска крайне трудоемки или требуют создания специальных алгоритмов и обработок.

Общие сведения о механизме полнотекстового поиска в данных

Механизм полнотекстового поиска 1С:Предприятия 8 основан на использовании двух составляющих:

 Средств выполнения полнотекстового поиска

Для выполнения полнотекстового поиска обязательно должен существовать полнотекстовый индекс. Он создается один раз и затем должен периодически обновляться.

Поиск осуществляется по данным, которые содержатся в полнотекстовом индексе. Т.о., если ведется интенсивная работа с БД, то полнотекстовый индекс следует обновлять как можно чаще. Если же объем изменяемых или новых данных невелик, то обновление полнотекстового индекса

можно выполнять реже, например раз в сутки, в период наименьшей загруженности системы.

Создание и обновление индекса может выполняться как интерактивно, в режиме 1С:Предприятие, так и программно, средствами встроенного языка. В этой работе мы рассмотрим возможности интерактивного индексирования, а в следующей – как можно обновлять полнотекстовый индекс в автоматическом режиме.

В процессе работы информационной базы система отслеживает факт изменения данных в тех объектах конфигурации, которые могут участвовать в полнотекстовом поиске (планы счетов, планы видов расчета, планы обмена, справочники, документы, планы видов характеристик, регистры сведений, накопления, бухгалтерии, расчета).

Впоследствии при создании или обновлении полнотекстового индекса система анализирует данные, содержащиеся в реквизитах этих объектов, и включает эти данные в полнотекстовый индекс. При этом анализироваться могут не все реквизиты, а только которые имеют тип Строка, Число, Дата, ХранилищеЗначения или ссылочный тип.

Собственно сам полнотекстовый поиск выполняется средствами встроенного языка и в соответствии с правами пользователя. Если какая-то информация недоступна данному пользователю, он не сможет получить ее и при помощи полнотекстового поиска.

Приступим к первой части необходимых действий – созданию полнотекстового индекса. Второй частью будет создание отчета, который будет собственно выполнять полнотекстовый поиск, используя созданный нами индекс.

Полнотекстовый индекс

В режиме Конфигуратор

Каждый объект конфигурации, данные которого могут участвовать в полнотекстовом индексировании, имеет свойство ПолнотекстовыйПоиск. По умолчанию при создании нового объекта это свойство установлено в значение Использовать.

Кроме объектов конфигурации свойство ПолнотекстовыйПоиск существует и у реквизитов этих объектов. Т.о. мы имеем возможность указывать конкретные реквизиты, данные которых должны участвовать в полнотекстовом индексировании. По умолчанию оно также включено.

Для знакомства откройте свойства справочника Номенклатура. Найдите свойство Полнотекстовый поиск и убедитесь, что оно включено.

Теперь откройте свойства реквизита ВидНоменклатуры справочника

Номенклатура и также убедитесь, что свойство включено.

Т.о. по умолчанию в нашей конфигурации полнотекстовый индекс используется для всех возможных реквизитов всех объектов конфигурации.

Перейдем в режим 1С:Предприятие.

В режиме 1С:Предприятие

Выполним команду меню Все функции – Стандартные —

_{Управление полнотекстовым поиском.}

Это окно позволяет создавать и обновлять полнотекстовый индекс интерактивно. Кроме этого, позволяет разрешать или запрещать вообще все операции, связанные с полнотекстовым поиском: обновление, очистка полнотекстового индекса, полнотекстовый поиск.

Чтобы узнать, разрешены ли сейчас операции полнотекстового поиска, нажмите кнопку Настройка… Система откроет окно настройки

_{полнотекстового поиска.}

По умолчанию полнотекстовый поиск разрешен. Закройте это окно.

Система сообщает нам, что требуется обновление полнотекстового индекса, потому что в нашем случае индекс вообще отсутствует. Для

_{создания или обновления индекса, нажмите кнопку Обновить индекс.}

При больших размерах информационной базы создание и обновление полнотекстового индекса может занимать несколько минут.

Мы создали полнотекстовый индекс для нашей информационной базы.

Теперь перейдем к созданию отчета, который позволит выполнять полнотекстовый поиск в базе данных.

Отчет для поиска данных

В режиме Конфигуратор

Добавим в конфигурацию новый отчет с именем ПоискДанных.

Перейдем на закладку Формы, нажмем кнопку открытия, создадим основную форму отчета и займемся ее редактированием.

Как мы уже говорили, элементы формы обязательно должны быть связаны с данными, иначе они не будут отображены. Поэтому сначала создадим соответствующие реквизиты и команды формы и затем перетащим их в окно элементов форм.

На закладке Реквизиты создадим реквизит ПоисковоеВыражение и перетащим его в окно элементов формы.

В открывшемся окне свойств поля ПоисковоеВыражение зададим его заголовок Фраза.

В поле Вид автоматически подставилось значение Поле ввода – это нам и нужно.

В поле ввода ПоисковоеВыражение мы будем вводить фразу для поиска в базе данных.

Затем на закладке Команды создадим команду Поиск и нажмем кнопку открытия в строке Действие.

Шаблон обработчика команды, открывшийся в модуле формы, пока заполнять не будем, а перейдем на закладку Форма и перетащим эту команду в окно элементов формы.

В открывшемся окне свойств кнопки Поиск поставим флажок

КнопкаПоУмолчанию.

Однако мы видим, что все добавляемые элементы формы располагаются вертикально – друг под другом. Это потому что в свойствах формы установлена группировка элементов формы по умолчанию – Вертикальная. Нас это устраивает, но некоторые элементы формы, в частности поле ПоисковоеВыражение и кнопку Найти, хотелось бы расположить горизонтально – рядом друг с другом.

Для этого нужно добавить в форму группу и определить в ней тип группировки элементов Горизонтальная.

Выделим строку Форма в дереве элементов формы, нажмите кнопку Добавить в командной панели и выберем тип элемента Группа – Обычная группа.

В открывшемся окне свойств группы зададим тип группировки Горизонтальная. Затем мышью перетащим в эту группу элементы ПоисковоеВыражение и Поиск. Теперь мы добились желаемого расположения элементов.

322

Добавим в форму реквизит СообщениеОРезультате и перетащим его в окно элементов формы в группу 1. Появится окно свойств поля. В нем зададим ПоложениеЗаголовка в значение Нет.

В поле Вид установим значение Поле надписи.

В поле надписи СообщениеОРезультате мы будем выводить сообщение о результате поиска.

Добавим в форму реквизит РезультатПоиска и перетащим его в окно элементов формы в Группу1.

В свойствах поля зададим ПоложениеЗаголовка в значение Нет. В

поле Вид установим значение Поле HTML документа.

В поле HTML документа РезультатПоиска мы будем выводить найденные элементы поиска.

На закладке Команды поочередно создадим команды

ПредыдущаяПорция и СледующаяПорция.

Нажмем кнопку открытия в строке Действие для каждой команды. Шаблоны обработчиков событий пока заполнять не будем, а перейдем на

закладку Форма, выделим корень дерева элементов и добавим новую группу. Зададим для этой группы тип группировки Горизонтальная. Затем перетащим наши команды в эту группу. Перетащите Группу1 в

_{командную панель, чтобы форма приняла вид:}

Затем добавим в форму реквизит РезультатыПоиска типа СписокЗначений для хранения найденных элементов поиска. А также добавим в форму реквизит ТекущаяПозиция типа Число для хранения текущей позиции списка.

Эти реквизиты играют вспомогательную роль и в форму их перетаскивать не нужно.

Теперь реализуем работу формы с помощью кода на встроенном языке.

Для обработчиков событий нажатия кнопок Поиск, Предыдущая порция и Следующая порция напишем код, который позволит нам выполнять поиск в соответствии с направлением поиска (искать сначала, искать вперед или назад). Это делается на вкладке Команды в

Искать(0);

Искать(-1);

Искать(1);

Все эти обработчики вызывают процедуру Искать(). В ней проверяется, задано ли выражение для поиска, и вызывается собственно процедура полнотекстового поиска, выполняющаяся на сервере ИскатьСервер(), в которую передается направление поиска.

После этих процедур вставим следующий текст процедуры поиска на клиенте:

// Процедура поиска, получение и отображение результата

Если ПустаяСтрока(ПоисковоеВыражение) Тогда Предупреждение(«Не задана строка поиска.»); Возврат;

ИскатьСервер(Направление); КонецПроцедуры

Процедура ИскатьСервер(Направление) Экспорт

СписокПоиска = ПолнотекстовыйПоиск.СоздатьСписок(); СписокПоиска.СтрокаПоиска = ПоисковоеВыражение;

Если Направление = 0 Тогда

СписокПоиска.ПерваяЧасть(); ИначеЕсли Направление = -1 Тогда

СписокПоиска.ПредыдущаяЧасть(ТекущаяПозиция); ИначеЕсли Направление = 1 Тогда

Для Каждого Результат Из СписокПоиска Цикл

РезультатПоиска = СписокПоиска.ПолучитьОтображение(ВидОтображенияПолнотекстовогоПоиска.HTMLТек ст);

Если СписокПоиска.Количество() <> 0 Тогда

ТекущаяПозиция) > СписокПоиска.Количество(); Элементы.ПредыдущаяПорция.Доступность = (ТекущаяПозиция > 0);

СообщениеОРезультате = «Не найдено»; Элементы.СледующаяПорция.Доступность = Ложь; Элементы.ПредыдущаяПорция.Доступность = Ложь;

Сначала в этой процедуре мы создаем список поиска, используя метод СоздатьСписок() объекта ПолнотекстовыйПоиск, и сохраняем его в переменной СписокПоиска.

Затем устанавливаем поисковое выражение, введенное пользователем в качестве строки поиска. Затем в зависимости от направления поиска выполняем метод ПерваяЧасть(), ПредыдущаяЧасть() или СледующаяЧасть(), который собственно запускает полнотекстовый

поиск и возвращает соответственно первую порцию результатов, либо предыдущую порцию, либо следующую порцию в зависимости от текущей позиции поиска. По умолчанию порция содержит 20 элементов. Синонимом порции является страница с результатами поиска.

Затем мы очищаем список значений РезультатыПоиска и заполняем его найденными элементами.

Получаем результат полнотекстового поиска в виде HTML-текста и сохраняем этот текст в реквизите РезультатПоиска, имеющим тип HTML-домента.

После этого мы анализируем количество элементов в списке поиска. Если он не содержит ни одного элемента, то мы выводим в форму соответствующее сообщение. В противном случае мы формируем сообщение о том, какие элементы отображены и сколько всего элементов найдено. В зависимости от того, какая порция полученных результатов отображена, мы устанавливаем доступность кнопок Предыдущая порция и Следующая порция.

Заключительным штрихом будет создание обработчика события ПриНажатии поля HTML-документа РезультатПоиска, расположенного в форме.

Результат поиска содержит гиперссылки на номера элементов списка поиска. Нам бы хотелось, чтобы при нажатии на ссылку система открывала форму того объекта, который содержится в этом элементе списка.

Для этого создадим обработчик события ПриНажатии поля HTML-

документа РезультатПоиска:

Процедура РезультатПоискаПриНажатии(Элемент, ДанныеСобытия, СтандартнаяОбработка)

ЭлементHTML = ДанныеСобытия.Event.srcElement; Если (ЭлементHTML.id = «FullTextSearchListItem«) Тогда

// Получить имя файла (номер строки списка поиска), содержащегося в гиперссылке

_{НомерВСписке = Число(ЭлементHTML.nameProp);}

// Получить строку списка поиска по номеру

// Открыть форму найденного объекта ОткрытьЗначение(ВыбраннаяСтрока); СтандартнаяОбработка = Ложь;

В окне редактирования отчета ПоискДанных на закладке Подсистемы отметим все подсистемы, чтобы все пользователи в соответствии с их правами могли пользоваться поиском данных.

В режиме 1С:Предприятие

Для начала попробуем найти данные, связанные с Ивановым. Введем иванов и нажмем ctrl+enter или кнопку Поиск.

Результат поиска содержит 5 элементов и найденные слова в реквизитах этих документов выделены желтым фоном.

Обратите внимание, что система нашла все словоформы введенного выражения (Иван).

Чтобы выполнить точный поиск по указанному выражению, его необходимо заключить в кавычки (также и в интернете).

Создание отчета с группировкой или сводного отчета

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.

В этой статье

• Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой
• Создание нового отчета с группировкой при помощи мастера отчетов
• Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:

1. в области навигации выберите таблицу или запрос с записями, которые вы хотите поместить в отчет;
2. на вкладке Создание щелкните Отчет.

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам ряд вопросов, а затем создает отчет на основе ответов. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Запуск мастера отчетов

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов. Access запустит мастер отчетов.
2. Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос с полями, которые вы хотите добавить в отчет.
3. Чтобы выбрать поля, дважды щелкните их в списке Доступные поля. Access переместит их в список Выбранные поля. Вы также можете нажать кнопки, находящиеся между полями Доступные поля и Выбранные поля, чтобы добавить или удалить выбранное поле или сразу все поля.
4. Если вы хотите добавить в отчет также поля из другой таблицы или из другого запроса, щелкните еще раз раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите нужное и продолжайте добавлять поля.
5. После того, как вы завершите добавление полей, нажмите Далее.

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

1. На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.
2. Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке. Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на странице в правой части диалогового окна. С помощью кнопок со стрелками можно добавлять и удалять уровни группировки, а также настраивать приоритет уровня группировки, выбирая его и нажимая кнопки «Вверх» и «Вниз». Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.
3. Нажмите кнопку Параметры группировки, чтобы открыть диалоговое окно Интервалы группировки.
4. При желании для каждого поля группировки выберите интервал группировки. Интервал группировки позволяет настраивать способ группировки записей. На предыдущем рисунке записи группируются по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата и время». Мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля из списка Интервалы группировки. Так как тип поля «ДатаПоставки» — «Дата и время», вы можете группировать по действительному значению (обычный), по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам. Если бы поле имело текстовый тип, вы могли бы группировать по всему полю (обычный) или, к примеру, по первым пяти символам. В случае числового типа данных вы можете группировать по значению (обычный) или по возрастанию в выбранном диапазоне. Выбрав интервал группировки, нажмите ОК.
5. Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите Далее.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

1. Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки. Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.
2. Нажмите кнопку Итоги, если вам нужно вычислить итоговые значения числовых полей. Обратите внимание, что кнопка Итоги будет доступной лишь в случае, если в разделе подробностей отчета содержится одно или несколько числовых полей. Мастер отображает доступные числовые поля.
3. Выберите один из вариантов: «Сумма»Avg, Min или Максимум, чтобы включить эти вычисления в прил. группу. Вы также можете выбрать для отображения подробности и сводку или только сводку. В последнем случае итоги отображаются для каждого значения поля «ДатаПоставки» (например, если вы установили флажок Sum), но подробности о заказе опускаются. Вы также можете выбрать для сумм отображение итоговых расчетов в процентах.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Следуйте инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице вы можете изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета, и Access сохранит отчет, используя этот заголовок в качестве имени документа. В дальнейшем вы сможете изменить как заголовок, так и имя документа.
6. Нажмите кнопку Готово. Access автоматически сохранит отчет и отобразит его в в режиме предварительного просмотра, в котором вы сможете посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета.

Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области Группировка, сортировка и итоги, мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги, вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:

• на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.

Сортировка по одному полю

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.
• В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я. Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию.

Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка.

Сортировка по нескольким полям

Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от сортировки в формах, где можно установить несколько порядков сортировки, щелкнув правой кнопкой мыши каждое поле по очереди и выбрав нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел Добавление группировки, сортировки и итоговых расчетов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

Группировка по полю

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.
• В контекстном меню выберите Группировка.

Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка.

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.
• Щелкните Итог.
• Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия.

Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.

Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги.

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»

• На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку.

В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений.

• Если уже существует несколько уровней сортировки или группировки возможно, потребуется прокрутить страницу вниз в области «Группировка, сортировка и итоги», чтобы увидеть кнопки «Добавить группу» и «Добавить сортировку».
• Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

• Чтобы отобразить все параметры для уровня сортировки или группировки, щелкните Больше на нужном уровне.
• Чтобы скрыть параметры, щелкните Меньше.

Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на «А», «Б» и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.
• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.
• Выберите Показать общий итог, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).
• Выберите Показать итоги групп и общий итог, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.
• Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс и подвести итоги для другого поля, выбрав другое поле в списке «Итого по». В противном случае щелкните за пределами всплывающее окно «Итоги», чтобы закрыть его.

Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

• щелкните голубой текст после надписи с заголовком; появится диалоговое окно Масштаб;
• введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК.

С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.

С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.

Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

• Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.
• Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.
• Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.