1с бесшовная интеграция как работает

Варианты использования и возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP

В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.

Возможности бесшовной интеграции

Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:ERP связана с документом «Заявка на оплату» в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.

Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.

Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт «Документооборот. Процесс..».

Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.

Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.

Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.

В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.

Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот

Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.

Как настроить бесшовную интеграцию?

В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.

Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:

Один к одному. Например, поле «ИНН контрагента» в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.

Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы

На скриншоте приведен справочник «Контрагенты», который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.

Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP «Заявка на расходование денежных средств» . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида «Заявка на оплату», в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа «Заявка на расходование денежных средств» изменялся статус.

Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы

Справочник «Банковские счета» присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.

Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ «Лот закупки лекарственных средств».

На скриншоте представлена табличная часть «Стороны», в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.

Мы вносили изменения для заполнения в системе 1С:ERP реквизитов, добавленных в справочник «Контрагенты». Они отражены на скриншоте – это «Обособленное подразделение» и «Головной контрагент». Их нужно было заполнять из соответствующих дополнительных реквизитов в 1С:Документооборот, и для этого было доработано сопоставление статусов.

В типовом функционале системы документ принимает статус «Согласовано», когда результат бизнес-процесса в 1С:Документооборот положительный. В одном из наших проектов был многоступенчатый процесс работы с документом «Заявка на расходование денежных средств». Здесь положительный результат преобразовывается в учетной системе в статус «Согласовано в ДО». Следующий этап согласования в 1С:Документооборот проходит с другими ответственными лицами и в результате статус в 1С:ERP изменяется.

Самой сложной из доработок наших специалистов было автоматическое сопоставление реквизитов, наименования которых различаются в системах.

Например, в учетной системе есть свой список подразделений, а в документообороте – другой. Для интеграции было сделано два дополнительных регистра, в которых предварительно указали сопоставления значений справочников. При анализе регистра система-приемник понимала, какое значение справочника нужно подставить в реквизит.

Итоги внедрения бесшовной интеграции

Типовой функционал бесшовной интеграции закрывает практически все. Доработки необходимы, если есть какие-то условия или нестандартные сопоставления. Но доработки, как правило, не требуют больших затрат.

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот

Анна Викулина

Бесшовная интеграция за 7 дней! Сократим ваше время на обработку документов, доступ прямо из интерфейса 1С:ERP.

Бесшовная интеграция 1С:ЗУП и 1С:ДО

Ведение безбумажного кадрового документооборота прямо из 1С:ЗУП.

от 2 600 руб./час

Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с 1С:УПП

Бесшовная интеграция за 7 дней. Доступ к документам прямо из интерфейса УПП.

Ведение основной и дополнительной деятельности компанией требуется сопровождать процессом обработки документов, который в свою очередь требует не только использования систем бухгалтерского учета или комплексных ERP-систем. С этой задачей лучше всего справляются ECM-системы, преемники систем электронного документооборота (СЭД).

Они внедряются не только для «бюрократических» нужд, но и для уменьшения трудозатрат сотрудников, исключения дублирования информации и некорректного ввода данных. Но здесь зачастую может возникнуть проблема интеграции между системами ERP и ECM. Самое простое ее решение – получить услуги интеграции 1С.

В данной статье на примере 1С:Документооборот 8 (далее ДО) мы рассмотрим, как можно самостоятельно справиться с поставленной задачей, тем более что продукт располагает широкими возможностями для интеграции с другими информационными системами (далее ИС) или системами на базе 1С. Среди них – синхронизация данных и бесшовная интеграция.

Бесшовная интеграция означает, что возможности ДО можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций

Бесшовная интеграция позволяет:

Создавать документы в 1С:Документообороте на основании данных ИС, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов;
Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам ИС;
Использовать 1С:Документооборот как хранилище файлов практически любого формата (изображения, тексты, видеофайлы, архивы и прочие файлы). Автоматизирована загрузка файлов и хранение всех версий документов;
Создавать письма по данным ИС;
Вести учет рабочего времени и многое другое.

Важно! Настройки, необходимые для осуществления интеграции, уже есть и в 1С:Предприятие 8, и во всех стандартных решениях.

Интеграция 1С:Документооборота с ИС на примере 1С:ERP Управление предприятием 2

В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис 1С:Документооборота. Он является частью документооборота и включен в типовую поставку. Данный веб-сервис не требует программирования и может быть опубликован на любом бесплатном веб-сервере. Поддерживается бесплатный сервер Apatch или Microsoft IIS.

Схема веб-сервиса

Веб-сервер пользователь фактически не «видит». Он служит своего рода технологической платформой, на которой работает бесшовная интеграция. Со стороны интегрируемой конфигурации (в нашем случае – 1С:ERP) работает «Библиотека интеграции», коротая предоставляет те объекты, с которыми взаимодействует пользователь. Пользователь видит свои задачи в ДО с помощью библиотеки интеграции, видит списки возможных бизнес-процессов, которые можно запустить. Все это находится внутри конфигурации Управление предприятием, и пользователь взаимодействует с библиотекой интеграции внутри 1С:ERP.

Есть функции бесшовной интеграции, которые не требуют практически никакой настройки и создания объектов в документообороте. Например, это работа со списком задач в Управлении предприятием. Вы просто видите на рабочем столе 1С:ERP список задач, как если бы работали в ДО.

Второй пример простого использования интеграции – использование ДО как файлового хранилища. Вы можете выделить в базе 1С:Документооборот отдельную папку, и сканы договоров из 1С:ERP будут храниться в этой папке без создания каких-то дополнительных сущностей.

При желании использовать более интересные возможности бесшовной интеграции будут создаваться связанные объекты. Например, если вы заходите написать письмо, созданное на основании договора из 1С:ERP, и отправить своему коллеге или контрагенту.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Как настроить бесшовную интеграцию с 1С:Документооборот

Процесс настройки требует терпения и внимательности. Для иллюстрации мы выбрали программы 1С:ERP 2.4.10.89 и 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4) соответственно.

Настройка включает следующие шаги:

Устанавливаем веб-сервер Apache или IIS запуском из дистрибутива. Инструкция находится в поставке;

Подготовка ДО к использованию бесшовной интеграции. На этом шаге следует решить, какого рода объекты 1С:ERP будут участвовать в интеграции. Например, интеграция только по заказам клиентов и документам реализации. Эти действия выполняются пользователем с правами Администратора. Создадим в базе 1С:Документооборот папку «Из 1С:ERP» и два вида внутренних документов: «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Установим учет по контрагентам и суммам документов. Укажем, что нужно использовать сроки исполнения.

Подготовка к бесшовной интеграции

Вид внутреннего документа

Определим папки для хранения документов из 1С:ERP. В нашем случае это папка «Продажи», а в ней подпапки – «Заказы» и «Реализация».

Определение папок для хранения документов

Публикация веб-сервиса 1С:Документооборота на веб-сервере. Это очень простой процесс. Производится в режиме конфигуратора. Запускаем 1С:Предприятие от имени администратора.

Вход в программу

Заходим в программу 1С:Документооборот под пользователем с административными правами. Выбираем пункт меню Администрирование / Публикация на веб-сервере.

Публикация веб-сервиса на веб-сервере

Указываем имя публикации и каталог. Нажимаем кнопку «Опубликовать».

Имя и каталог публикации

Затем можно запустить браузер и загрузить нашу конфигурацию 1С:Документооборот по адресу «http:// your_comp/Doc/»

Где «your_comp» — имя компьютера или ip-адрес веб-сервера.

А «Doc» — каталог публикации (C:\inetpub\wwwroot\Doc\).

Загрузка конфигурации

Указание адреса публикации в 1С:ERP Управление предприятием 2. Заходим в программу под пользователем с административными правами. Выбираем «НСИ и администрирование/Настройка интеграции/1С:Документооборот».

Указание адреса публикации в 1С:ERP

Указываем те возможности бесшовной интеграции, которые мы планируем использовать.

Устанавливаем флажок «Интеграция с 1С:Документооборотом» , вводим адрес публикации «http:// your_comp/doc/»

Далее необходимо проставить флажки на тех возможностях программы, которые нам нужны.

Активация возможностей программы

Следующее действие, которое нужно выполнить – это выбрать имя пользователя для подключения к ДО.

Для всех пользователей, работающих в 1С:ERP, следует создать в базе документооборота учетные записи и сообщить пользователям их пароли. Доменная авторизация не работает, необходимо использовать авторизацию 1С:Предприятия. Хорошо если имена учетных записей в документообороте и 1С:ERP совпадают.

Выбор пользователя для подключения к ДО

Имя пользователя

Признаком успешного подключения станет появление на рабочем столе в «1С:ERP Управление предприятием 2» формы задач из конфигурации Документооборота.

Рабочий стол в программе

Настройка правил интеграции. Это способ сказать программе о соответствиях между объектами 1С:ERP и ДО, например, заказом клиента и соответствующим ему видом документа в документообороте (внутренним документом «Заказ клиента»), когда документы 1С:Документооборот создаются на основании документов 1С:ERP. Указываем, как заполняются реквизиты документов, на основании чего и в каком порядке.

Заполнение на основании. Например, заполнение реквизита «Контрагент» в базе документооборота на основании реквизита «Контрагент» из 1С:ERP. Или заполнение реквизита «Ответственный» в ДО на основании реквизита «Автор» в Управлении предприятием.

Настройка правил интеграции

Заполнение каким-то предопределенным значением. Пример, при создании новых документов в ДО, мы будем назначать им папку «Из 1С:ERP». Важный момент – настройка автоматического обновления реквизитов. Настраивая правила, устанавливаем флажок «Обновлять значения реквизитов». Как пример – реквизит «Сумма».

Можно продумать сложную бизнес-логику и внедрить ее в поле «Выражение на встроенном языке». Например, на основании статусов согласования в ДО назначать статусы документам в 1С:ERP.

Также мы можем сообщить, что нужно присоединять печатные формы документов при создании документов в конфигурации 1С:Документооборот. Указываем какие печатные формы будем добавлять и в каком формате.

Печатные формы

Автоматизация документооборота

Автоматизация внутреннего и внешнего документооборота, создание электронного архива, ЭДО в маркировке

Документы

Бесшовная интеграция 1С:ДО

Оптимизация документооборота, на которые сотрудники тратят до 50% времени. Готовые настройки обмена с 720 документами

от 10 400 руб.

Пример использования ДО для синхронизации со справочником Контрагенты

1С:Документооборот не позволяет автоматически создавать контрагентов в 1С:ERP Управление предприятием 2. Мы это сделаем другим способом.

В базе Документооборота создаем контрагента (ООО «Новый»). Заходим в карточку и отдаем на исполнение.

Синхронизация со справочником Контрагенты

Заходим в Управление предприятием на начальную страницу. Нажимаем «Обновить» и видим нашего контрагента. Заходим в карточку контрагента и видим гиперссылку, указывающую на то, что надо вручную связать данного контрагента между ДО и 1С:ERP.

Карточка контрагента

Заполняем ИНН контрагента, записываем и закрываем. Опять заходим и видим, что гиперссылка исчезла, контрагент полноценно занесен в базу 1С:ERP.

Существует множество способов и возможностей использования бесшовной интеграции ИС с 1С:Документооборотом. Если у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С за консультацией. Удачи в настройке!

Как настроить бесшовную интеграцию 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0?

Перед настройкой бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0 очень важно, чтобы общие справочники совпадали. Для этого на стороне 1С:ДО необходимо настроить план обмена с УПП 1.3 в части синхронизации НСИ и далее настраиваем бесшовную интеграцию.
Бесшовная интеграция делается на стороне ERP в разделе «Администрирование» — Интеграция Документооборот. В карточке настройки необходимо указать путь, по которому мы ранее опубликовали базу 1С:ДО и выбрать варианты использования 1С:ДО для учетной системы:

• Файловое хранилище – все файлы, которые будут прикреплены к карточкам документам будут храниться в 1С:ДО (указать путь корневую папку хранения в ДО)
• Процессы и задачи – создание процессов и выполнение задач 1С:Документооборота
• Связанные документы – просмотр и добавление связей между документами 1С:ДО.
• Ежедневные отчеты – работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из объектов системы.
• Электронная почта – просмотр, создание и отправка электронных писем с использованием 1С:ДО.

В карточке документов учетной системы есть ссылка для открытия карточки документа в 1С:ДО. Для корректного открытия документа необходимо настроить правило интеграции, а именно: проставить соответствие Объекта ERP c объектом 1С:Документооборот (например: поступление товаров и услуг (ERP) = внутренний документ (1С:ДО)) и прописать соответствие полей карточки, а также можно настроить печатную форму (при создании карточки, в 1С:ДО автоматически будет создаваться файл печатной формы в заданном формате (pdf, mxl, xls)).