Создание запроса, формы или отчета в Access
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы.
- В области навигации выберите таблицу или запрос с данными.
- На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.
Дополнительные сведения см. в разделе Создание разделенной формы.
Создание отчета
- На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
- Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее.
- Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее.
- Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово.
Как в access сделать запрос на выборку по фамилии
| :: Навигация |
| : Главная |
| : Оглавление |
| : Работа 1 |
| : Работа 2 |
| : Работа 3 |
| : Работа 4 |
| > Работа 5 |
| : Работа 6 |
| : Работа 7 |
| : Работа 8 |
| : Работа 9 |
| : Работа 10 |
| : Работа 11 |
| : Работа 12 |
| : Работа 13 |
| :: Навигация |
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.
Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.
Если вы включили в параметры запуска заставку, то она появиться перед вами. Закройте ее. В базе данных должно быть три таблицы.
Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.
Выберите закладку запросы, если находитесь в другом окне.
Нажмите мышкой на кнопку создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите на кнопку ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появиться линия, обозначенная цифрами 1 (один-к-одному).
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и НомерТелефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и нажмите ОК.
Нажмите на кнопку 
для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.
Перейдем в режим конструктор.
Сделайте запрос отображения всех фамилий, начинающихся с буквы В. Это можно сделать с помощью включения условия Like “B*”.
Нажмите на кнопку для представления запроса.
Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как.
В появившемся окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на адреса девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.
Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.
Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.
Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5.
Нажмите на кнопку для представления запроса.
Сохраните запрос, нажав на кнопку сохранить. Введите имя запроса Успеваемость1 и нажмите ОК.
Самостоятельное задание: 1. Составьте запрос на учеников группы 101, у которых оценка по «Access» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по «Word» и «Excel» 4 или 5, сохраните запрос с именем Успеваемость3.
Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений.
Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Выделите запрос Номера телефонов.
Нажмите на кнопку Конструктор.
Удалите поле НомерТелефона.
Добавьте поле Адрес.
Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Файл – Сохранить как.
Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.
Удалите надпись в этой ячейке.
Нажмите на кнопку 
— Построить. Появиться окно, в котором можно строить сложные запросы.
Нажмите на кнопку Not, это слово появиться в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите в ручную.
Нажмите на кнопку ОК.
Нажмите на кнопку для представления запроса.
Закройте запрос, сохранив его с именем не Баранова, выполнив команду Файл – Сохранить как.
Задание 5. Создайте вычисляемые поля.
Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и нажимая кнопку Добавить.
Закончите выбор, нажав на кнопку закрыть.
Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные.
Поставьте курсор на клетку правее Excel на линии Поле.
Нажмите на кнопку — Построить.
В появившемся окне напечатайте выражение, представленное ниже. Нажмите ОК.
Среднее:([Word]+[Excel])/2
Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].
Сохраните запрос с именем Среднее.
Нажмите на кнопку для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.
Закройте запрос.
Задание 6. Завершите работу с программой Access.
Выберите пункт меню Файл — Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.
Создание простого запроса на выборку
Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.
Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.
В этой статье
- Общие сведения
- Создание запроса SELECT с помощью мастера запросов
- Создание запроса в режиме конструктора
Общие сведения
Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.
Запрос на выборку — это объект базы данных, отображающий сведения в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, он отображает данные, хранящиеся в таблицах. Запрос может отображать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из комбинации двух таблиц.
Преимущества запросов
Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.
-
Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.
Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.
Основные этапы создания запроса на выборку
Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.
- Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.
- Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.
- Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.
Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).
Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов
Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.
Подготовка
Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.
Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.
Использование мастера запросов
- На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.
- В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
- Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов. Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.
- В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.
- В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).
- Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.
- Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.
- Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.
- В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля. Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.
- Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.
- Avg — запрос вернет среднее значение поля.
- Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.
- Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.
- Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).
- Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.
- Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле («Цена») и поле даты и времени («Время_транзакции»), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю «Цена». Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.
Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.
Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.
Создание запроса в режиме конструктора
В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.
Создание запроса
- Действие 1. Добавьте источники данных
- Действие 2. Соедините связанные источники данных
- Действие 3. Добавьте выводимые поля
- Действие 4. Укажите условия
- Действие 5. Рассчитайте итоговые значения
- Действие 6. Просмотрите результаты
Действие 1. Добавьте источники данных
При использовании конструктора для добавления источников данных источники данных и поля добавляются отдельными шагами. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.
- На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
- Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый источник данных, а затем нажмите кнопку Добавить.
Автоматическое соединение
Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.
Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.
Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).
Повторное использование одного источника данных
В некоторых случаях требуется объединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые самосоединение, который объединяет записи из одной таблицы при наличии совпадающих значений в объединенных полях. Например, предположим, что у вас есть таблица «Сотрудники», в которой в поле ReportsTo для записи каждого сотрудника вместо имени отображается идентификатор руководителя. Вместо этого можно использовать самостоятельное присоединение, чтобы отобразить имя руководителя в записи каждого сотрудника.
При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание «_1». Например, при повторном добавлении таблицы «Сотрудники» ее второй экземпляр будет называться «Сотрудники_1».
Действие 2. Соедините связанные источники данных
Если источники данных, добавляемые в запрос, уже имеют связи, Access автоматически создает внутреннее соединение для каждой связи. Если применяется целостность данных, Access также отображает «1» над строкой соединения, чтобы показать, какая таблица находится на одной стороне отношение «один-ко-многим» и символ бесконечности (∞), чтобы показать, какая таблица находится на стороне «многие».
Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.
Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.
Добавление соединения
- Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике. Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.
Изменение соединения
- Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить. Откроется диалоговое окно Параметры соединения.
- Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.
- Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.
После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.
Действие 3. Добавьте выводимые поля
Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.
-
Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора). При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.
Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку «Поле» бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.
Использование выражения в качестве выводимого поля
Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.
- В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.
- В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как «Последнее обновление», введите перед ним фразу Последнее обновление:.
Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.
Действие 4. Укажите условия
Этот этап является необязательным.
С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.
Определение условий для выводимого поля
- В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле «Город» указано «Рязань», введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем. Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
- Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора. Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.
Условия для нескольких полей
Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.
Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод
Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.
- Добавьте поле в таблицу запроса.
- Снимите для него флажок в строке Показывать.
- Задайте условия, как для выводимого поля.
Действие 5. Рассчитайте итоговые значения
Этот этап является необязательным.
Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться просмотреть среднюю цену или общий объем продаж.
Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.
- Открыв запрос в режиме конструктора , на вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги. Access отобразит строку Итого на бланке запроса.
- Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле. Дополнительные сведения о функциях строки итогов в запросах см. в статье Отображение итогов столбцов в таблице с помощью строки итогов.
Действие 6. Просмотрите результаты
Чтобы просмотреть результаты запроса, на вкладке Конструктор запросов нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.
Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.
Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.
Like [Введите первую букву фамилии] & «*»
В результате запрос отобразит данные автовладельцев, фамилия которых начинается на букву И.
Закройте окно запроса и сохраните запрос с именем Первая буква.
Задания:
Сформируйте запрос с параметром к базе данных Академия для получения сведений об оценке студента, с возможностью выбора Фамилии и дисциплины. Проверьте его функционирование и сохраните под именем Оценка студента.
3.3. Запросы на изменение
Выше было сказано, что все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Тем не менее, существует особая группа запросов, которые называются запросами на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика создания запросов на изменение такая:
- создается запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создает новые данные путем вычислений;
- после запуска запроса образуется временная результирующая таблица;
- данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих.
Запросы на создание таблицы
Задание:
Необходимо создать новую таблицу в базе данных Учет АМТ с ФИО владельцев автомобилей Ауди-80, проживающих в Н.Новгороде.
Откройте базу данных Учет АМТ.
Создайте новый запрос в режиме конструктора и включите в него таблицы Люди и Автомобиль.
Добавьте в запросную форму поля Фамилия, Имя, Отчество и Населенный пункт из таблицы Люди и поле Модель из таблицы Автомобиль.
В строке Условие отбора поля Населенный пункт введите: «Н.Новгород» (кавычки обязательны).
В поле Модель введите Ауди-80 (см. рисунок).
Нажмите кнопку Вид и убедитесь в том, запрос отбирает необходимые данные.
Вернитесь в режим конструктора.
Выберите команду Создание таблицы в группе Тип запроса (см. рисунок).
В окне Создание таблицы введите имя таблицы – Владельцы Ауди-80 и нажмите кнопку ОК.
Закройте и сохраните запрос под именем Создание таблицы.
Обратите внимание на вид значка запроса на создание таблицы.
Выполните запрос двойным щелчком мышью по имени запроса.
Примечание: для выполнения запроса из режима конструктора на панели инструментов нажимается кнопка .
В появившемся окне подтвердите выполнение запроса на изменение данных, нажав кнопку Да.
В следующем окне Access информирует о количестве записей, которые будут помещены в новую таблицу.
Нажмите кнопку Да, подтвердив создание таблицы.
Выберите объект Таблицы и убедитесь в создании таблицы с именем Владельцы Ауди-80.
Задание:
С помощью запроса к базе данных Академия создайте новую таблицу, в которой бы находились данные о студентах (группа, фамилия, имя), сдавших сессию на одни пятерки (Подсказка. Используйте запрос Средний бал). Сохраните запрос под именем Отличники.
Запросы на обновление таблицы
Если нам необходимо не только найти информацию, но и изменить ее – в этом случае можно воспользоваться запросом на обновление.
Задание:
У Иванова Ивана Ивановича, изменилось место жительства с г. Кстово на г. Н.Новгород – необходимо в базе данных Учет АМТ сделать соответствующие изменения.
Откройте базу данных Учет АМТ.
Создайте новый запрос в режиме конструктора и включите в него таблицу Люди.
Добавьте в запросную форму поля Фамилия, Имя, Отчество и Населенный пункт.
Введите условия отбора в поля Фамилия, Имя, Отчество, Населенный пункт (см. рисунок).
Нажмите кнопку Режим и убедитесь в том, запрос отбирает необходимые данные.
Вернитесь в режим конструктора.
Выберите команду Обновление в группе Тип запроса (см. рисунок).
В появившейся строке Обновление для поля Населенный пункт введите «Н.Новгород» (см. рисунок).
Закройте и сохраните запрос с именем Обновление.
Обратите внимание на вид значка запроса на обновление таблицы.
Выполните запрос.
В появившемся окне подтвердите выполнение запроса на изменение данных, нажав кнопку Да.
В следующем окне Access информирует о количестве записей, которые будут обновлены.
Нажмите кнопку Да, подтвердив обновление таблицы.
Откройте таблицу Люди. Убедитесь в обновлении данных (см. рисунок).
Задание:
С помощью запроса на обновление измените район проживания Иванова Ивана Ивановича с Кстовского на Приокский.