Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Относительно оформления документа, направляемого сразу в несколько адресов, есть пояснения в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Откуда появился этот «водораздел» – что более 4 адресатов на документе не указывается? Когда унифицировали оформление управленческих документов и предложили использовать для адресата правый верхний угол, то экспертным путем определили, что если адресатов будет более 4, то текст документа начнется ниже, чем с середины страницы, и вообще отправлять корреспонденцию по списку с большим количеством адресатов в самом письме просто неудобно. Потому эта цифра условная.
Может быть, ваша организация ведет переписку только с однородными организациями, которых указывает обобщенно или у них короткие названия. В этом случае места в правом верхнем углу будет достаточно, чтобы указать не только 4, но и 5, и 6 адресатов, не делая список рассылки.
Пример 1. Более 4 адресатов могут располагаться компактно
А может быть наоборот, должности корреспондентов состоят из нескольких строк, и даже указание 3 адресатов уже займет существенную часть высоты листа формата А4.
Пример 2. Менее 4 адресатов могут занять много места
Как видите, 6 адресатов в Примере 1 заняли меньше места, чем 3 адресата в Примере 2.
Рекомендуем провести анализ адресования в вашей организации и выбрать приемлемый вариант количества адресатов на одном письме без составления указателя (списка) рассылки письма. Обычно все-таки придерживаются общего правила и в Инструкции по делопроизводству «границу проводят» на 4 адресатах, как максимуме, который можно конкретно оформить в верхнем правом углу письма (согласно процитированному п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Гораздо реже «границу проводят» по количеству строк, которые не должен превысить этот реквизит.
Обратите внимание: подлинники документов нужны для документирования не всех процессов, иногда достаточно простой или заверенной копии:
- подлинник – первый или единственный экземпляр документа;
- копия – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа 1 .
Варианты оформления письма, направляемого нескольким адресатам (до 4 включительно)
Рассмотрим теперь основные варианты адресования письма одного содержания нескольким корреспондентам.
Первый вариант: подлинник письма может быть направлен только одному адресату, а остальным – его копии для сведения (по аналогии с электронной перепиской, когда в поле «Копия» перечисляем дополнительных адресатов). В этом случае:
- в верхнем правом углу перечисляются все адресаты (если их до 4 штук), первым указывается тот, кому направляется подлинник;
- слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется (согласно п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- подписывается только 1 экземпляр 2 , он направляется первому адресату, а в организации остается в деле визовый экземпляр, как называют его на практике, но собственно это заверенная копия письма (см. Пример 15). Хотя есть организации, которые после того, как сняли копию с подписанного письма, не заверяют ее и оставляют в деле простую копию. Это неправильно. В данном случае у документа отсутствует юридическая сила. Но и делать 2-й подписанный экземпляр, где проставлены визы, тоже неверно, ведь подлинник – это первый или единственный экземпляр документа;
- второму и последующим адресатам направляются копии просто для сведения.
Однако, по мнению автора, это неудобно и может вносить путаницу. Второй или третий адресат, получив копию документа вместо подлинника, может не понять дальнейший процесс работы с документом, так как не знают тонкостей отправки таких писем в делопроизводстве. И решить, что копия ему направлена не просто для сведения, а как инициативный документ, на который необходимо давать ответ. Тем более что об отправке «только для сведения» ничто в документе им не говорит.
Некоторые организации все-таки пишут слово «копия» перед вторым адресатом или перед каждым адресатом кроме первого, чтобы показать, что это «для сведения». Но ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 прямо запрещает этот вариант.
Поэтому предложим несколько иной. На практике некоторые компании изготавливают и проставляют штамп «Для сведения» между первым и последующими адресатами. Таким образом, изначально письмо печатается по стандарту, а дополнительные пояснения добавляются штампом.
Пример 3. После первого адресата ставится штамп о том, что остальным письмо направляется для сведения
Обращение, как этикетную формулу вежливости, в этом случае в письме можете вовсе не указывать или обратиться только к первому адресату (кому направлен подлинник). Ведь остальным письмо направляется для сведения.
Регистрируется такое письмо:
- за одним регистрационным номером
- с одним первым адресатом (о направлении копий для сведения другим организациям можно написать текстовый комментарий в РКК данного документа в СЭД).
Второй вариант, когда адресатов не более 4 и каждому направляется подлинник (подписанный документ). На него каждый адресат должен дать ответ. В этом случае (см. Примеры 4–6):
- в реквизите «адресат» каждого экземпляра письма пишется только один из адресатов – тот, кому направляется этот экземпляр. А в тексте письма (не в адресате!) указывается, каким еще адресатам оно направлено, если это принципиально важно и нужно знать;
- подписывается письмо каждому адресату (т.е. отправляются только подлинники);
- создается 1 визовый экземпляр, который останется организации-отправителю (для всех отправляемых экземпляров указанного письма визовый экземпляр один). На визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита «адресат» указываются все адресаты (до 4). И здесь присутствуют 2 варианта удостоверения визового экземпляра:
- он не подписывается, а только заверяется копия (с точки зрения теории делопроизводства это правильно);
- но на практике бывает, что визовый экземпляр и подписывают, руководствуясь тем, что это не совсем те же копии документов, они отличаются адресной частью;
Этот вариант письма часто путают с ситуацией, когда письмо хоть и с одним текстом, но направляется разным адресатам так, чтобы они этого не знали (по крайней мере, нет цели информировать об этом). Лучше такие письма подготовить как независимые документы, зарегистрировать их за разными исходящими номерами. В организации остаются визовые экземпляры всех этих писем (заверенные копии). И далее работа с каждым конкретным документом-ответом будет вестись самостоятельно – без агрегирования всей информации в одном месте.
Пример 4. Заголовочная часть визового экземпляра письма
Пример 5. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая первому адресату
Пример 6. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая второму адресату
Направляем письмо 5 и более адресатам
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации (см. Пример 7);
- к нему прикладывается указатель (список) рассылки;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма. Рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма. Указатель рассылки прикладывается к каждой копии письма, чтобы в организации – получателе письма могли проверить, есть ли их организация в списке рассылки.
Как правильно оформить такой вариант адресования? На подлиннике письма, которое направляется нескольким выборочным адресатам в виде копий (с одинаковым текстом, без подлинной подписи на отправляемых экземплярах), адресат указывается обобщенно, ниже адресата пишется «по списку» или «согласно указателю рассылки», «по списку рассылки» и т.п. (так как регламентировано в Инструкции по делопроизводству организации). Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению фигурирует только один вариант: «по списку».
Пример 7. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 8. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Список рассылки оформляется на бумажном носителе, распечатывается на отдельном листе формата А4 (см. Пример 9). Ответственность за перечень адресатов в списке рассылки несет руководитель подразделения – разработчика документа. Список рассылки формируется в дело вместе с визовым экземпляром документа.
Список может составляться по унифицированной форме, разработанной в организации. Обычно в табличной форме указываются:
- название и почтовый адрес каждой организации (если осуществляется рассылка документов в бумажном виде) или
- Ф.И.О. и адрес электронной почты каждого корреспондента (если рассылаются электронные документы или электронные образы бумажных документов).
Пример 9. Список рассылки
Но на практике, если головная организация рассылает письмо своим подведомственным организациям, филиалам, дочерним обществам, то список рассылки письма обычно не прикладывается к направляемому письму – получается, что верят друг другу на слово.
Если в организации часто направляются письма постоянным корреспондентам, то можно составить и утвердить список (указатель) рассылки постоянных корреспондентов, где указать их адреса (Пример 10). А в Инструкции по делопроизводству написать, что если к письму не прикладывается список рассылки, то оно направляется постоянным корреспондентам, указанным в утвержденном списке.
Пример 10. Утверждение списка постоянных корреспондентов
- организаций в именительном падеже (Пример 11) или
- должностей в дательном падеже (Пример 12),
а список рассылки не составляется и не указывается в адресате.
Ответственный в организации за отправку документов рассылает данное письмо всем указанным однородным адресатам (например, всем органам исполнительной власти города или всем подведомственным / дочерним обществам, филиалам и пр.).
Пример 11. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 12. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма;
- адресат указывается обобщенно;
- рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма, но сам список рассылки можно не прикладывать к основному рассылаемому документу и не указывать про список в адресате, потому что:
- либо письмо носит информационный характер,
- либо у получателей не вызывает интереса дополнительная информация о том, кому еще направлен документ, т.к. это никак не отражается на их деятельности. Показывать ли всем организациям-получателям список рассылки, решает исполнитель, основываясь на цели письма (поэтому возможны оба варианта оформления адресата – как в Примере 13 и как в Примере 14).
Пример 13. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 14. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Как заверить копию
Получается, что в ряде случаев мы заверяем копию письма, чтобы оставить ее в организации-авторе (т.н. визовый экземпляр), а в ряде случаев направляем копию в стороннюю организацию.
Правила оформления отметки о заверении копии прописаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 3 . Если копия остается в организации – авторе подлинника, то такая отметка содержит меньше обязательных атрибутов (Пример 15), чем при заверении копии, выходящей во внешнюю среду организации (Пример 16).
Порой визовый экземпляр и копии, направляемые для сведения, не заверяют. Такие варианты встречаются, но это ошибочная практика для визового варианта.
Пример 15. Отметка о заверении копии для внутреннего пользования (например, на визовом экземпляре письма)
Пример 16. Отметка о заверении копии, предоставляемой во внешнюю среду организации
Письмо: все тонкости оформления реквизитов
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Связанный материал
Внутренние коммуникации
Связанный материал
Как повысить качество подготовки исходящих писемБланк письма
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
- на русском языке и государственном языке (государственных языках 1 ) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и 8) или
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа 2 ;
19 – отметка о приложении;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Связанный материал
Устанавливаем режим коммерческой тайныВ статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека) 3 .
Связанный материал
Реквизит ограничения доступа к документуИз статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными
Связанный материал
Конфиденциальные документы в номенклатуре делСм. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалистСуществует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Связанный материал
Количество межстрочных интервалов не равно количеству пустых строк между реквизитами. Какая между ни.
О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Связанный материал
Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаиСм. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
- Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
- Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
- В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
- Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
- У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
- Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
- Печать не должна заходить на подпись.
- Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
- На копии надо написать, где находится подлинник.
- Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.
Зачем гост для документов
В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
- Times New Roman, размеры 13, 14.
- Arial, 12, 13.
- Verdana, 12, 13.
- Calibri, 14.
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
- Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
- Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
- Между буквами — обычный.
- Между словами — один пробел.
- Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
- Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
Минимальные поля для всех документов:
- левое — 20 мм;
- правое — 10 мм;
- верхнее — 20 мм;
- нижнее — 20 мм.
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
- 19.10.2018;
- 19 октября 2018 г.
Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают
Оформление бланка письма. Продольный бланк
Отметка о коммерческой тайне
Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.
И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.
Как указать адресата: кому и куда
Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:
- Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.
Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:
- Министерство финансов Российской федерации
Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:
- ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.
Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:
- И. И. Иванову
А теперь — после фамилии:
- Иванову И. И.
А еще можно добавить «г-ну» или «г-же» . Раньше так было не принято.
Если адресатов несколько
По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:
- составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
- указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.
Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».
Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.
Заголовок документа
Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.
Плохой заголовок Хороший заголовок Приказ Приказ о повышении заработной платы Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.
Если есть ссылки на другие документы
Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.
Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.
От какого лица писать текст
Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.
Вид документа Приказ Форма обращения Первое лицо, единственное число Пример Приказываю Вид документа Документ от имени органа из нескольких человек Форма обращения Третье лицо, единственное число Пример Собрание собственников решило (а не «мы решили») Вид документа Протокол Форма обращения Третье лицо, множественное число Пример Выступили, слушали, решили Вид документа Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Форма обращения Третье лицо, единственное или множественное число Пример Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Вид документа Деловые и служебные письма Форма обращения Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число Пример Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает С какой буквы писать должность
По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.
А можно писать «уважаемый»?
По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:
- Уважаемый господин Губернатор!
- Уважаемый господин Иванов!
- Уважаемая Елена Ивановна!
Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.
Подпись — инициалы вперед
В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.
Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.
На фирменном бланке не указывают название компании в подписи
Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.
Сначала подписывает директор, потом — главбух
Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.
Появилась отметка об электронной подписи
Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.
По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так
Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.
Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.
Как ставить печать
Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.
Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.
Как указать исполнителя
Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.
Как заверить копию
Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:
Так заверяют копию трудовой книжки по госту
Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:
- Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».
Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.
Как поставить резолюцию
Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.
Как поставить гриф «Утверждаю»
Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.
Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.
Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.
«Утверждаю» на документе — образец
«Утверждено» на документе — образец
Хотим соблюдать гост. Что делать?
Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.
В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.
Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.
Как правильно писать аббревиатуру: ГОСТ или гост?
Больше не в Т—Ж
Викель, аббревиатура всегда заглавными.
О выравнивании по ширине. Чтобы не было больших интервалов между словами, можно использовать тка называемые принудительные переносы. А вот использовать обычные переносы в документах нельзя.
Отредактировано
Елена, вы имели ввиду «неразрывные пробелы»?
Спасибо! Буду соблюдать эти правила.
Наталья, ГОСТ 2.304-81
Олег, ого, древний, наверное. А я с руководителем спорила, а он ещё до войны родился ��
Как правильно и где в конце документа (ТКП) писать
Генеральный директор А. А. Петров
Спасибо!В договоре я могу использовать фирменный стиль? например: цветные полоски сверху и снизу страницы или логотип на первой странице
GG, Да, ограничений в данном случае нет. Согласно статье 1538 ГК РФ коммерческое обозначение можно использовать для индивидуализации предприятий. Единственное ограничение: нельзя использовать несколько таких обозначений для одного предприятия одновременно.
На практике это встречается не так часто, потому что договор составляется между двумя сторонами: странно было бы использовать ваш фирменный стиль и не использовать фирменный стиль партнера. Но тут уж как договоритесь. Этот ГОСТ — дело добровольное.
Есть ещё момент: если вы договор подписываете на каждой странице, то у вас получится огромный колонтитул внизу с элементами оформления, местом для подписи, номером страницы и количеством страниц в документе.а в подписи между инициалами и фамилией нужны пробелы ? на практике в ГУ СПБ их не ставят. А как верно?
как оформлять приложения?
Здравствуйте можно ли писать в договоре сокращения? Например: договор купли продажи рыб продукции? Не ставив точку после слова рыб?
Serg, при чём здесь ГОСТ в таком случае? Есть ещё правила русского языка! Чем Вам точка помешала?
Добрый вечер! Обьясните пожалуйста как правильно создать шаблон документа в соответствии со схемой расположения реквизитов Госта? Не совсем понятно, если для реквизита 05, 06, 07, 08. 09 по схеме дается 20 мм. Как можно уложиться в эти размеры? Я правильно понимаю,что при продольном расположении реквизитов :название организации, справочные данные, дата. рег.номер. ссылка на рег.номер и дату. адресат и заголовок не должны превышать по высоте 91 мм?
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, должна ли роспись заходить на таблицу , а именно туда где важная информация и в результате она плохо читается.
Alexandr, а что? Место не позволяет? Важная информация должна быть читаема. как ни крути.
«Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы»
Маленький нюанс: Приказ — это наименование документа.
Заголовок здесь — «О повышении заработной платы».Инициалы перед Фамилией ставятся из уважения!
Инициалы перед фамилией ставятся из уважения!
В том самом ГОСТ 7.0.97-2016 пробелов между инициалами нет, толбко перед фамилией. Пример: «И.И. Иванов»
В ГОСТ 7.0.97-2016 пробела между инициалами нет, только перед фамилией. Пример: «И.И. Иванов»
Я бы добавил ссылочку, что оформление технической документации подчиняется другому ГОСТу (ЕСКД). Ежели я проект оформлю по данному ГОСТу меня с работы выгонят. Хотя сейчас наверно на выгонят, бардака хватает
Подскажите, пожалуйста, какими законами или вроде того регламентируется написание названий только заглавными буквами, или написание предложений или слов врязрядку, то есть с пробелами между всеми буквами. Заранее признателен.
Что значит пробел в таблице
значение символа пробел в таблице. ссылка
абз.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»)».
Таким образом, если я ставлю в документе МП под подписью, то можно и сверху на подпись печать поставить.
Добрый вечер. Подскажите пожалуйста. Выдали справку о пенсии с СФР, на одном листе: весь текст — на первой странице, а подпись, фамилия и печать (только) на обратной стороне справки. Это правильно? Не забракуют в другом ведомстве (Консульстве до. страны)?
Спасибо.какой обязательный цвет шрифта текста? 26.04.2023 г. БВН
какой цвет знаков (букв)текста необходим для делового документа?
Шрифты написанные в статье не являются бесплатными, вы их покупаете вместе с операционной системой.
Здравствуй.
Для Вас наверное будет сюрпризом, но
Times New Roman и Arial не являются бесплатно распространяемыми шрифтами, насчёт оставшихся двух ничего сказать не могу и в ГОСТе про них ничего не сказано. Не вводите людей в заблуждение.Здравствуйте! Нужны ли пробелы между инициалами?
В деловом этикете направляют сверху вниз, а снизу вверх представляют на рассмотрение и предоставляют в пользование. И после слова «С уважением» запятая не ставится, потому что это не обращение. На этот ГОСТ нужен ещё один ГОСТ )
Как правильно оформить титульный лист по инструкции делопроизводства
Есть ли интервал между фамилией и инициалами, а так же между инициалами?
Порядок написания писем, СЗ должен быть. Но некоторые дебильные начальники довели этот порядок до маразма. По мне самое главное содержание документа простое и понятное. Набрали школьных учителей в компании по делопроизводству и те изголяются над инженерами например по отступам, шрифтам и прочей хрени!
Если он добровольный, не понятно зачем он написан. Зачем тратить госсредства, на то, что не обязательно к использованию. Получается по-классике: «Наличие законов, компенсируется не обязательностью их исполнения»
(письмо № 132 от 5.2.2023 прилагается (книга 2)) — как правильно закрыть скобки -двумя или одной?
(письмо № 132 от 5.2.2023 прилагается (книга 2)). Как правильно закрыть скобки — двумя или одной?
Создание фирменного бланка в Microsoft Word
Многие компании и организации тратят немалые деньги на то, чтобы создать фирменную бумагу с уникальным дизайном, даже не догадываясь о том, что сделать фирменный бланк можно самостоятельно. Это не займет много времени, а для создания понадобится всего одна программа, которая и так используется в каждом офисе. Конечно же, речь идет о Microsoft Office Word.
Используя обширный набор инструментов текстового редактора от Майкрософт, можно оперативно создать уникальный образец, а затем использовать его в качестве основы для любой канцелярской продукции. Ниже мы расскажем о двух способах, с помощью которых можно сделать фирменный бланк в Ворде.
Создать фирменный бланк можно не только с помощью устанавливаемого на компьютер Microsoft Word, но и онлайн – достаточно перейти на сайт популярной платформы Canva. В библиотеке этого сервиса есть множество шаблонов различной тематики, включая типовые документы, каждый из которых легко изменить на свое усмотрение, а затем экспортировать в предпочтительном формате.
Создание наброска
Ничто не мешает вам сразу приступить к работе в программе, но куда лучше будет, если вы набросаете приблизительный вид шапки бланка на листе бумаги, вооружившись ручкой или карандашом. Это позволит увидеть то, как элементы, входящие в бланк, будут сочетаться между собой. При создании наброска необходимо учесть следующие нюансы:
- Оставьте достаточно места для логотипа, названия компании, адреса и другой контактной информации;
- Подумайте над тем, чтобы добавить на фирменный бланк и слоган компании. Эта идея особенно хороша в случае, когда основная деятельность или услуга, предоставляемая компанией, не указаны на самом бланке.
Создание бланка вручную
В арсенале MS Word есть все необходимое для того, чтобы создать фирменный бланк в целом и воссоздать набросок, созданный вами на бумаге, в частности.
-
Запустите Ворд и выберите в разделе «Создать» стандартный «Новый документ».
Примечание: Уже на данном этапе вы можете сохранить пока еще пустой документ в удобное место на жестком диске. Для этого выберите «Сохранить как» и задайте название файла, например, «Бланк сайта Lumpics». Даже если вы не всегда успеете своевременно сохранять документ по ходу работы, благодаря функции «Автосохранение» это будет происходить автоматически через заданный промежуток времени.
Вставьте в документ колонтитул. Для этого во вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Колонтитул», выберите пункт «Верхний колонтитул», а затем выберите шаблонный колонтитул, который устроит вас.
- Теперь нужно перенести в тело колонтитула все то, что вы набросали на бумаге. Для начала укажите там следующие параметры:
- Название вашей компании или организации;
- Адрес сайта (если таковой имеется и он не указан в названии/логотипе компании);
- Контактный телефон и номер факса;
- Адрес электронной почты.
Важно, чтобы каждый параметр (пункт) данных начинался с новой строки. Так, указав название компании, нажмите «ENTER», то же проделайте и после номера телефона, факса и т.д. Это позволит разместить все элементы в красивом и ровном столбике, форматирование которого все же тоже придется настроить.
Для каждого пункта этого блока выберите подходящий шрифт, размер и цвет.
Примечание: Цвета должны гармонировать и хорошо сочетаться между собой. Размер шрифта названия компании должен быть хотя бы на две единицы больше шрифта для контактных данных. Последние, к слову, можно выделить другим цветом. Не менее важно, чтобы все эти элементы по цвету гармонировали с логотипом, который нам только предстоит добавить.
Добавьте в область колонтитула изображение с логотипом компании. Для этого, не покидая области колонтитула, во вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунок» и откройте подходящий файл.
Задайте подходящие размеры и положение для логотипа. Он должен быть «заметным», но не большим, и, что не менее важно, хорошо сочетаться с текстом, указанным в шапке бланка.Чтобы удобнее было перемещать логотип и изменять его размеры около границы колонтитула, задайте ему положение «Перед текстом», кликнув по кнопке «Параметры разметки», расположенной справа от области, в которой находится объект.
Для перемещения логотипа кликните по нему, чтобы выделить, а затем потяните в нужное место колонтитула.
Примечание: В нашем примере блок с текстом находится слева, логотип — в правой части колонтитула. Вы же, по желанию, можете разместить эти элементы иначе. И все же, разбрасывать их по сторонам не следует.
Для изменения размера логотипа, наведите указатель курсора на один из углов его рамки. После того, как он трансформируется в маркер, потяните в нужном направлении для изменения размера.
Примечание: Изменяя размер логотипа, старайтесь не сдвигать его вертикальные и горизонтальные грани — вместо необходимого вам уменьшения или увеличения, это сделает его ассиметричным.
Старайтесь подобрать такой размер логотипа, чтобы он соответствовал общему объему всех текстовых элементов, которые тоже расположены в шапке.
По мере необходимости, можно добавить и другие визуальные элементы в ваш фирменный бланк. Например, для того, чтобы отделить содержимое шапки от остальной части страницы можно провести сплошную линию по нижней грани колонтитула от левого до правого края листа.Примечание: Помните о том, что линия как по цвету, так и по своим размерам (ширине) и виду, должна сочетаться с текстом в шапке и логотипом компании.
В нижнем колонтитуле можно (или даже нужно) разместить какую-нибудь полезную информацию о фирме или организации, которой принадлежит этот бланк. Мало того, что это позволит визуально уравновесить верхний и нижний колонтитул бланка, так еще и предоставит дополнительные данные о вас тому, кто знакомится с компанией впервые.
В нижнем колонтитуле можно указать девиз компании, если такой, конечно, есть, номер телефона, сферу деятельности и т.д.
Для добавления и изменения нижнего колонтитула выполните следующее:
- Во вкладке «Вставка» в меню кнопки «Колонтитул» выберите нижний колонтитул. Выбирайте из выпадающего окна тот, который по своему внешнему виду полностью соответствует выбранному вами ранее верхнему колонтитулу;
- Во вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите кнопку «Текст по центру», выберите подходящий шрифт и размеры для надписи.
Примечание: Девиз компании лучше всего написать курсивом. В некоторых случаях лучше писать эту часть заглавными буквами или же просто выделить Первые буквы важных слов.
Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите клавишу «ESC» или дважды кликните по пустой области страницы.
Сохраните созданный вами фирменный бланк, предварительно его просмотрев.
- Распечатайте бланк на принтере, чтобы увидеть, как он будет выглядеть вживую. Возможно, вам уже сейчас есть, где его применить.
- Откройте MS Word и в разделе «Создать» в строке поиска введите «Бланки».
- В списке слева выберите подходящую категорию, например, «Бизнес».
- Выберите подходящий бланк, кликните по нему и нажмите «Создать».
Создание бланка на основе шаблона
Мы уже рассказывали о том, что в Microsoft Word есть очень большой набор встроенных шаблонов. Среди них можно найти и те, которые послужат хорошей основой для фирменного бланка. Помимо того, создать шаблон для постоянного использования в этой программе можно и самостоятельно.
Примечание: Часть представленных в Ворде шаблонов интегрирована непосредственно в программу, но часть из них, хоть и отображается, подгружается с официального сайта. Кроме того, непосредственно на сайте Office.com вы сможете найти огромный выбор шаблонов, которые не представлены в окне редактора MS Word.
- Выбранный вами бланк будет открыт в новом окне. Теперь вы можете изменить его и подстроить все элементы под себя, аналогично тому, как это написано в предыдущем разделе статьи.
- Введите название компании, укажите адрес сайта, контактные данные, не забудьте разместить на бланке логотип. Также, не лишним будет указать девиз фирмы.
- Сохраните фирменный бланк на жестком диске. Если это необходимо, распечатайте его. Кроме того, вы всегда можете обращаться и к электронной версии бланка, заполняя его согласно выдвигаемым требованиям.
Теперь вы знаете, что для создания фирменного бланка отнюдь не обязательно идти в полиграфию и тратить кучу денег. Красивый и узнаваемый фирменный бланк вполне можно сделать самостоятельно, особенно, если в полной мере использовать возможности Microsoft Word.