Как рассчитать количество непродуктивно затраченного времени

Аналитика

На вкладке Аналитика вы можете сравнивать пользователей (или группы пользователей). Используется параметрический метод статистики.

Эта вкладка поможет вам выявить лучших и худших сотрудников. Каждый из отчетов можно сохранить. Стандартные фильтры на период выборки и пользователей здесь также можно применить.

Советы:
Не делайте расчет аналитики за текущий день. Данные не будут верными.

Не делайте выводов по отчету за 1 день. Лучше дайте программе накопить больше статистики и сгенерируйте отчет за месяц или за неделю.

Выбирайте как можно больше пользователей.

Краткий сводный отчет

Дисциплина

Отчет покажет сотрудников, которые чаще других опаздывают, или заканчивают рабочий день раньше положенного, а также тех, кто работает сверхурочно (работает в выходные или задерживается после окончания рабочего дня). Для расчета используется информация об Активности и данные из соответствующего Профиля Расписаний .

Время Присутствия и Активное время

Пользователь считается активным, когда двигает мышь и нажимает клавиши на клавиатуре + время задержки.

Первая активность — начало рабочего дня. Последняя — конец рабочего дня.

Отчет показывает наименее актиных (имеют минимум активного времени за выбранный период) и наиболее активных сотрудников. Отчет ограничен 10 пользователями.

Непродуктивное время

Непродуктивным считается активное время, затраченное на работу с программами и сайтами, которые были отнесены к категории «вредных» (например — Youtube, Facebook, сайты знакомств, соцсети и т.п.). Сайты и программы можно добавлять в категории через правый клик на вкладке Активность или на вкладке Категоризация.

В этом отчете выводятся 10 пользователей, имеющих максимальные значения непродуктивного времени за выбранный период.

Продуктивное время

Продуктивным считается время, затраченное на работу с «полезными» программами и сайтами (например 1С, офисные приложения, CRM, почта и т.п.). Сайты и программы можно добавлять в категории через правый клик на вкладке Активность или на вкладке Категоризация.

В этом отчете выводятся 10 пользователей, имеющих максимальные значения продуктивного времени за выбранный период.

Максимум рисков

Каждый раз, когда срабатывает правило — вы получаете уведомление на вкладке Риски. Количество уведомлений и есть источник данных для этого отчета. Отчет показывает топ 10 пользователей, чья деятельность, вероятно, требует особого внимания.

Дисциплина

Опоздания и ранние уходы

Отчет выводит суммарное время «недоработки» за выбранный период по пользователю или группе, а также среднее время по всем пользователям или группам. В столбце оценка система дает вывод. Данные отсортированы по столбцу «Отклонение от среднего». Чем отклонение больше — тем хуже для пользователя.

Сверхурочные

Отчет выводит суммарное время «переработки» за выбранный период по пользователю или группе, а также среднее время по всем пользователям или группам. В столбце оценка система дает вывод. Данные отсортированы по столбцу «Отклонение от среднего». Чем отклонение больше — тем лучше для пользователя.

Продуктивность

Среднесуточная непродуктивная активность

Отчет выводит среднее за сутки время непродуктивной активности за выбранный период по пользователю или группе, а также среднее время по всем пользователям или группам. В столбце оценка система дает вывод. Данные отсортированы по столбцу «Отклонение от среднего». Чем отклонение больше — тем хуже для пользователя.

Среднесуточная продуктивная активность

Отчет выводит среднее за сутки время продуктивной активности за выбранный период по пользователю или группе, а также среднее время по всем пользователям или группам. В столбце оценка система дает вывод. Данные отсортированы по столбцу «Отклонение от среднего». Чем отклонение больше — тем лучше для пользователя.

Присутствие и активность

Время присутствия

Время присутствия — это интервал между первой и последней активностью за день. Отчет показывает суммарное время присутствия пользователя или группы за выбранный период, сравнивая его с средними значениями.

Время активности

Время активности — это время, когда пользователь двигал мышкой и нажимал клавиши. Отчет показывает суммарное активное время пользователя или группы за выбранный период, сравнивая его с средними значениями.

Время активности в приложениях

Отчет аналогичен отчету Время активности.

Время активности на сайтах

Отчет аналогичен отчету Время активности.

Напечатанный текст

Общее количество символов, которые напечатал пользователь или группа за выбранный период, в сравнении с средними значениями. Позволяет косвенно оценить эффективность работы сотрудников, либо выявить аномалии.

Отправленные письма

Общее количество исходящих писем которые отправил пользователь или группа за выбранный период, в сравнении с средними значениями. Позволяет косвенно оценить эффективность работы сотрудников.

Учет рабочего времени, продуктивность и мотивация

Учёт рабочего времени используется не только для отслеживания задач и временных затрат сотрудников в течение рабочего дня. Он также может оказать положительное влияние на продуктивность и мотивацию персонала. Каким образом – читайте в этой статье.

Самый ценный актив для каждого владельца бизнеса – это время. Если сотрудники неправильно распоряжаются своим временем, будут задержки, а проекты начнут превышать бюджеты. Так бизнесу не выжить. Когда дела в компании идут не очень, персонал отчаивается и расслабляется еще больше. Получается замкнутый круг. Чтобы справедливо вознаграждать сотрудников за их участие и успехи, нужно вести учёт того, как они проводят время на работе.

Методы учета рабочего времени

И для больших, и для малых предприятий поиск методов учёта рабочего времени как для сотрудников, так и для менеджеров имеет важное значение для повышения прибыли, точного расчета стоимости проектов и, в конечном итоге, для успеха компании. Существует несколько основных методов хронометража рабочего времени:

• Карточный. Зачастую этот вариант учёта рабочего времени приходит на ум в первую очередь. Традиционные табельные часы, которые появились ещё в начале прошлого века, использовали перфокарты, на которых проставлялись время и дата в начале рабочей смены, а затем снова проштамповывались в конце дня. Затем карточки учёта рабочего времени отправлялись в платёжную ведомость для обработки каждого платёжного периода. Сегодня табельные часы уступили место системам контроля доступом или даже обычным турникетам, перфокарты сменились на пропуски, а вся информация обычно передаётся в электронном виде, и её можно очень точно отследить. Существуют портативные системы, которые можно брать с собой на разные рабочие площадки, что актуально, например, в строительной отрасли. Существуют и биометрические устройства, которые используют распознавание отпечатков пальцев/лиц/радужки глаза или других личных биометрических данных сотрудника. Этот тип систем обеспечивает дополнительную уверенность в том, что человек, который «приходит», действительно присутствует.
• Табель учёта рабочего времени. Табели учёта рабочего времени используются для отслеживания посещаемости, времени перерывов, времени проекта и оплачиваемых часов. Это помогает оценить время по работнику, задаче, проекту и клиенту. Табели учёта рабочего времени могут иметь форму электронной таблицы или специального приложения для отслеживания времени, которое является частью бухгалтерского программного обеспечения организации.
• Учёт рабочего времени на компьютере. Это компьютерные приложения, которые отслеживают время, затраченное специалистом на работу над конкретными проектами или с конкретными клиентами. Есть две категории программного обеспечения. Первый тип позволяет переключаться между задачами. Таким образом, можно отслеживать количество часов на проект, различать оплачиваемые и неоплачиваемые задачи, управлять присутствием/отсутствием, рассчитывать сверхурочные и автоматически печатать отчёты. Второй тип работает в фоновом режиме на ПК сотрудников и записывает именно то, над чем персонал трудится каждую секунду дня. Программное обеспечение постоянно собирает данные и позволяет быстро вспомнить и автоматически проанализировать, над чем работали специалисты и как долго.

Система автоматического учета рабочего времени

Использование систем автоматического учёта рабочего времени – один из лучших способов фиксировать время, затраченное на работу, и в целом формировать понимание текущего положения дел в компании. Одна из таких систем – CrocoTime , полностью отечественная программа, которая способна своим функционалом заменить все существующие методы учёта рабочего времени. Что умеет система:

• контролировать дисциплину. CrocoTime станет достойной заменой любой пропускной системе. Программа отмечает границы рабочего времени, выявляя тех, кто опаздывает или любит пораньше завершить рабочий день. Отметка проставляется в моменты включения и отключения персонального компьютера сотрудника;
• фиксировать простои. Однако то, что ПК включен, ещё не значит, что сотрудник выполняет свои обязанности. Институт научной информации в области кофе выяснил, что 67% людей пьют кофе на работе. 56% опрошенных непременно начинают рабочий день с кофе на своём рабочем месте. 63% не прочь сделать «лишний» перерыв, чтобы пообщаться с коллегами за чашкой бодрящего напитка. Система CrocoTime отметит простой, если от клавиатуры или мыши не поступает сигнала в течение 5 минут. Это позволяет наглядно увидеть, как часто и как надолго персонал прерывает свой рабочий процесс;
• разделять время на продуктивное и непродуктивное. С другой стороны, специалист может всё время быть за компьютером, не отрываясь смотреть в монитор, однако это тоже не гарантирует, что он занимается работой. Как показывает статистика, лидируют именно отвлечения, не отходя от ПК. Новостные ленты, социальные сети, мессенджеры, видеохостинги и онлайн-игры – главные «пожиратели» продуктивного рабочего времени. CrocoTime отмечает все ресурсы и программы, которые использует специалист в течение рабочего дня. Возможности настройки позволяют указать для конкретных сотрудников или отделов списки сайтов, которые будут считаться отвлечениями. Использование этих ресурсов не будет включаться в продуктивное рабочее время;
• точно учитывать временные затраты на конкретные проекты/задачи. Система ведёт ежесекундный мониторинг, функция тайм-трекинга позволяет измерить временные затраты на каждую задачу или проект, по результатам мониторинга программа может сравнить долю участия коллег в совместной работе. Кроме того, слишком долгое выполнение порученных обязанностей может стать свидетельством недостаточных компетенций, а это – сигнал к развитию внутренней или внешней корпоративной системы обучения;
• предоставлять максимально подробную отчётность о работе коллектива. Один из главных принципов качественного управления персоналом – регулярность мониторинга рабочего времени. Если «акции разовые», персонал вряд ли будет воспринимать учёт всерьёз, скорее каждый раз будет чувствовать, что начальство неоправданно «закручивает гайки». Для регулярной оценки успехов сотрудников управленец должен так же регулярно анализировать данные о работе подчинённых, а это отнимает немало ценного времени, которое можно направить на более важные, стратегические задачи. CrocoTime на основе собранных данных о работе персонала самостоятельно формирует отчёты в различных срезах, составляет наглядные диаграммы и графики, изучение которых занимает несколько минут, но при этом даёт исчерпывающее представление о положении дел в компании;
• отправлять уведомления в критических случаях. Эта опция – настраиваемая. Сотрудники могут установить уведомления, если вдруг их работа перестаёт соответствовать регламентам или просто забыли выполнить ту или иную задачу. Руководители могут получать на электронную почту письма, когда ситуация начинает выходить из-под контроля;
• автоматически формировать табели учёта рабочего времени. Трудовое законодательство России чётко устанавливает: ведение табелей учёта рабочего времени обязательно для каждой организации. CrocoTime составляет табели автоматически, что экономит время кадровой службы, а отдел бухгалтерии может не сомневаться в подлинности данных, сразу приступая к расчету гонораров.

Важный момент – система полностью работает в автоматическом режиме, не требуя от сотрудников самостоятельно отмечать время прихода/ухода, работы в течение дня. Коме того, вмешаться в работу системы не могут ни подчинённые, ни руководство, что гарантирует объективность данных.

Повышение продуктивности сотрудников

Отслеживание времени означает не только регистрацию часов и создание табелей учёта рабочего времени. Системы мониторинга помогают повысить производительность и мотивировать команду при правильном использовании.

CrocoTime позволяет проводить регулярный анализ рабочих процессов компании и может выявить любые проблемы, будь то излишние отвлечения, прокрастинация персонала, несоответствие задач и компетенций сотрудников, или возможности для повышения операционной эффективности. Например, некоторые аспекты работы, такие как составление ежедневных отчётов, иногда существуют только по историческим причинам, просто потому что так делалось всегда. Автоматический мониторинг загруженности персонала покажет, какую ценность такая отчётность действительно приносит бизнесу и можно ли его изменить, сократить или, возможно, даже полностью исключить.

Совещания также могут быть огромной тратой времени и энергии. Объективное рассмотрение необходимости проведения собрания, его продолжительности и того, кто действительно должен на нем присутствовать, обеспечит его эффективное проведение и освободит время для тех, кто не обязан участвовать.

Одним словом, CrocoTime покажет, где во внутренних бизнес-процессах компании существуют «узкие места», а задачей руководителя станет – принять обоснование решение, каким образом нивелировать недостатки, чтобы повысить продуктивность сотрудников.

Как мотивировать персонал по реальному рабочему времени

Отслеживание времени повышает ответственность среди сотрудников и само по себе уже мотивирует не тратить время впустую. Инструменты отслеживания времени устанавливают ответственность между сотрудниками, поскольку они предоставляют информацию о том, когда работа была действительно завершена, кто её выполнил и сколько времени это заняло. При наличии системы автоматического учёта рабочего времени сотрудники становятся более сосредоточенными на своих задачах. Когда все понимают, что время уходит, они становятся более продуктивными.

Кроме того, учёт рабочего времени становится гарантом справедливой оплаты труда. У автоматической системы нет любимчиков и родственников – это даёт персоналу уверенность, что каждый сотрудник получает надлежащую компенсацию за работу, которую он выполняет, независимо от того, сколько времени он фактически провел на работе. За пределами мониторинга не остаётся и сверхурочная работа, которая часто становится «камнем преткновения» между начальником и подчинённым. «Сверхурочка» становится обузой, если она не оплачивается. Использование учета рабочего времени может повысить эффективность управления сверхурочными за счёт точной регистрации времени работы. При этом отслеживание времени также становится инструментом, который помогает избежать горящих дедлайнов и переработок – ведь если все в рабочее время именно работают, то необходимости задерживаться после окончания трудового дня нет.

CrocoTime – это эффективный способ увидеть, как работает компания и сделать шаги на пути совершенствования бизнеса в целом и сотрудников персонально. Система не вмешивается в личное пространство специалистов, даёт возможность получить доступ к собственной статистике каждому в команде, объективно показывает успехи и точки роста. Оценить преимущества системы можно в бесплатном тестовом режиме.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Программа контроля сотрудников: полезна работодателю или сотруднику?

Программы контроля персонала становятся всё популярнее. По данным исследования, проведённого в конце 2022 года, 27% работодателей в России используют компьютерные технологии, чтобы понимать, чем занимаются подчинённые на своих рабочих местах в рабочее время. Почему компании уделяют всё больше внимания контролю и кому.

Тайм-менеджмент сотрудников. Управляем временем сотрудников

Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы работать усерднее, а в том, чтобы персонал не перегружался и не подвергал себя ненужному давлению. Умело управляя своим временем, сотрудники будут укладываться в сроки, повысят свою эффективность, будут работать более продуктивно и лучше справляться со своими обязанностями.

Методы выявления и минимизации текущих потерь рабочего времени на предприятии

Выявление причины потерь рабочего времени относится к перечню ключевых задач руководителя в организации. Потому что ни один сотрудник не тратит 100% трудового дня на работу. Причины непроизводительных затрат рабочего времени имеют собственную типологию, существуют способы, помогающие провести их расчет и минимизацию.

Нерациональные потери рабочего времени есть всегда, их полная ликвидация невозможна. Но возможно изучение трудовой деятельности сотрудников с целью уменьшения нетрудовых потерь рабочего времени через проведение релевантных мероприятий. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие бывают предпосылки, виды затрат рабочего времени, как выполнять их расчет и какие методы нивелирования ежедневных потерь сотрудниками рабочего времени наиболее эффективны.

Что такое потери рабочего времени: основные определения

Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.

Потери рабочего времени на предприятии идентифицируются как промежуток трудового дня, в который сотрудник по тем или иным причинам не исполняет свои должностные обязанности. В эти часы он может осуществлять широкий перечень сторонних действий. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, общение с друзьями в мессенджерах и социальных сетях, просмотр развлекательных сайтов – всё, что не относится к понятию «работа» в структуре дневного распорядка специалиста, определяется как потери рабочего времени в компании.

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени направлены на то, чтобы определить нерациональные индивидуальные и общие потери и минимизировать их. Почему минимизировать, а не устранить полностью? Потому что даже при самой эффективной системе контроля руководитель не может отследить всё время сотрудника за трудовой день. Всегда есть непрогнозируемые факторы (о них мы поговорим ниже), поэтому речь идет о понятии «минимизация», а не «ликвидация» потерь рабочего времени сотрудника.

Виды потерь рабочего времени

Эффективное устранение потерь рабочего времени начинается с понятия «показатели потерь», именно их нужно выявить и посчитать. Для этого необходимо знать, какой типологически может быть потеря времени в организациях за трудовой день. Существует несколько типологий для понятия «потеря трудового времени штатным работником». В масштабе показатели потерь рабочего времени могут быть такими:

• Плановые (нормируемые). Это такие потери актуального рабочего времени в организациях, которые учтены руководством и внесены в план. К примеру – если один сотрудник заболел, его работа распределяется среди наиболее компетентных работников. Это тоже приводит к нерациональным затратам времени, но зато работа не останавливается. Таково наиболее рациональное тактическое решение. Также примером могут служить дополнительные перерывы, регламентированные уставом компании.
• Внеплановые (ненормируемые). Такие потери рабочего времени на предприятиях относят к акцентированно-непродуктивным, их трудовой устав и структура дня не предусматривают. Такими потерями рабочего времени как раз является общение в мессенджерах, просмотр фильмов, затянувшийся обеденный перерыв. Для сокращения потерь рабочего времени данного типа вводится специализированная система контроля (о ней ниже).

Для эффективного сокращения потерь рабочего времени важно понимать, о каких именно утратах мы говорим. Что стало их предпосылкой, как они влияют на работоспособность сотрудников? Качественная оценка ситуации для рассмотрения трудовых потерь учитывает еще одну типологию:

• Внутрисменная потеря. Время сотрудника за трудовой день использовано непродуктивно лишь частично. Например, он часто ходил курить, общался с коллегами у кулера отнюдь не по рабочим темам. Внутрисменное потерянное время нужно обязательно выявить и пресечь подобные действия в будущем.
• Целодневная потеря. В этом случае потеряны все или почти все часы сотрудника за трудовой день. То есть работа не была выполнена в принципе. Чаще всего такая потеря времени сотрудника обуславливается глобальными сбоями в бизнес-процессах. К примеру – не было поставки сырья или критически важный кадр внезапно уволился.

Для минимизации потерь и непроизводственных затрат рабочего времени нужно сначала выявить их причину. Необходимо понять, почему произошла утрата, на что были в итоге израсходованы рабочие часы. Причину нужно устранить в любом случае, но если трудовой день рабочих был скорректирован не по их вине, несправедливо применять к ним санкции.

С точки зрения структуры потенциальных потерь рабочего времени сотрудников, предпосылки всех потерь за трудовой день можно разделить на три группы:

• Законодательно-нормативные. К этому виду потерь относят все потери за трудовой день, обусловленные факторами и состояниями в соответствие с нормативно-правовыми документами. К таковым можно отнести, например, больничный, декрет и отпуск.
• Обусловленные производственной необходимостью. Внезапная поломка оборудования, брак, отключение электричества в течение длительного периода, командировки сотрудников – примеры таких причин. Их достаточно легко выявить и провести исследование.
• Нарушение трудовой дисциплины. Потери рабочего времени на предприятиях, относящиеся к этому типу, часто определяют, как «человеческий фактор». Это те самые прогулы и мессенджеры. Сокращение потерь рабочего времени за счет нивелирования человеческого фактора – главный аспект в ликвидации простоев за трудовой день в целом.

Любой нерациональный трудовой период, в течение которого работа выполнялась частично или не выполнялась вовсе, подлежит устранению в момент выявления. Оптимально, чтобы корректировка таких моментов происходила автоматически. Для этого можно использовать разные методы.

Как посчитать потери рабочего времени

Как потеря текущего рабочего времени классифицируется любая потеря, при которой время расходовалось не на работу. То есть работа не выполнялась. Посчитать время в течение трудового дня, которое справедливо отнести к непродуктивно потраченному, можно разными методами.

Во многих организациях расчет и учет потери рабочего времени сотрудников является индивидуальным решением. В том смысле, что руководство использует свои оригинальные методы контроля и свой подход к снижению того, что определяется как непроизводительные траты времени.

Потери рабочего времени в компании чаще всего оценивают по формулам. Есть формулы универсальные и индивидуальные. Их задача – не оценить производительность труда в компании, а посчитать время, которое было затрачено работником на всё, что не касается понятия «работа» в соответствие с его трудовой деятельностью. Сейчас мы рассмотрим примеры формул, которые помогут в изучении текущих потерь рабочего времени.

Потери рабочего времени формулы для подсчёта

Снижение эффективности бизнес-процессов зачастую является следствием ситуации, когда происходит рост непродуктивной деятельности сотрудника (сотрудников). Для математической оценки непродуктивности выявляется специальный коэффициент. Оптимально высчитывать три коэффициента:

• К1 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего по организационно-технической необходимости;
• К2 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего вследствие нарушения трудовой дисциплины сотрудниками;
• К3 – суммарный коэффициент, образовавшийся вследствие сложения двух предыдущих коэффициентов.

Расчет К1

К1 = ВУ х ВС,

где:
К1 — требуемая величина,
ВУ – время, утраченное по причине организационно-технической необходимости,
ВС – время смены, определенное нормативно.

Расчет К2

К2 = ВН / ВС,

где:
К2 – требуемая величина,
ВН – время нарушения, то есть время, потраченное непродуктивно из-за человеческого фактора,
ВС – время смены, как в предыдущей формуле.

Расчет К3

К3 = (ВУ + ВН + (ПОФ + ПОН)) / ВС х 100,

где:
ПОФ – период отдыха фактический,
ПОН – период отдыха по нормативу, остальные пункты соответствуют пунктам в предыдущих расчетах.

Расчет без коэффициента

Выявить потери актуального рабочего времени работников в течение вариативного периода (например, года), можно по альтернативным формулам. Есть две универсальные формулы, которые подойдут для выявления и в дальнейшем устранения периодов, связанных с потерей рабочего времени работников:

• Ф1 = (СП – СФ) х СГ х КС,
  где:
  СП – продолжительность смены по плану,
  СФ – фактическая продолжительность смены,
  СГ – число смен в год,
  КС – количество специалистов.
• Ф2 = (ЧП – ЧФ) х КС
  где:
  ЧП – количество часов, отрабатываемых по плану на одного сотрудника в год,
  ЧФ – фактическое количество часов, которое один сотрудник отработал за год,
  КС – количество сотрудников.

Эти формулы – лишь часть оценки нерациональных временных затрат. Они дают «голые» цифры, но не говорят, что повлияло на непродуктивное применение рабочего времени для того или иного сотрудника.

При этом мероприятия по устранению потерь рабочего времени должны быть релевантны специфике вашей компании. То есть потери рабочего времени на предприятиях могут нивелироваться разными подходами. Метод ликвидации непродуктивных временных затрат , оптимальный для одного производства, вполне вероятно не будет оптимальным для другого. Если это не касается программных решений, о которых мы поговорим ниже.

На данный момент важно понять, что вопрос, как посчитать потери рабочего времени, имеет множество вариантов ответа. Но в целом контролировать персонал в аспекте продуктивности/непродуктивности времени можно двумя методами:

• Делать это вручную, используя комплекс приложений, включая калькулятор, календарь, трекер задач и тд.
• Делать это автоматически через специализированный софт вроде Bitcop, ActivTrak, Tmetric, Toggl и аналогов.

Анализ потерь рабочего времени

Итак, все ситуации, которые относят к потерям рабочего времени, можно отдельно выявлять и отдельно оценивать. Скажем, вы используете программу из категории «тайм-трекер», и благодаря этому точно знаете, сколько времени у того или иного сотрудника ушло на конкретную задачу. У вас есть расчетные данные и фактические. Если фактический период решения больше расчетного, работник недостаточно компетентен и требуется повышение квалификации, либо он тратит рабочие часы на что-то помимо работы.

Но какая из двух перечисленных выше причин является реальной – специалист «не тянет» или халтурит? Тайм-трекер – не программа оценки факторов, влияющих на течение бизнес-процессов, она не поможет в определении причин, только скажет о самом факте срыва сроков. Можно дополнить трекер системой биометрии и видеонаблюдения. Биометрические замки не позволят специалистам перемещаться по территории компании вне пределов своей компетенции, а в сочетании с КПП дадут точные данные о том, когда кто прибыл на работу и когда ушел домой.

Видеокамеры покажут, что делал специалист в курилке – просто убивал свое здоровье или попутно общался с коллегой, ввиду чего вместо пяти минут перерыв занял полчаса. Комплексный подход поможет в выявлении причин, но у него есть свои проблемы. Главная из них – вы всё равно не знаете, что ваш специалист делает за рабочим ПК. А ведь исследования показывают, что наивысший процент потерь рабочего времени (до 90%) составляют потери от взаимодействия с нецелевыми сайтами и приложениями за компьютером.

Это закономерно, потому что на рабочем месте у всех специалистов сегодня есть доступ к интернету. В этом контексте те же социальные сети являются запретным плодом. Да, каждый понимает, что они заставляют тратить время впустую (рабочее время!). Но от этого вдвойне желаннее полистать новостную ленту в Инстаграме или ВК. Для устранения данного фактора в трудовой период эффективнее всего использовать системы отслеживания рабочего времени и контроля.

Системы отслеживания и контроля времени специалистов

Систем учета времени сотрудников с интегрированными методами контроля довольно много. Некоторые мы уже упомянули. Это не тайм-трекеры и не электронные производственные календари. А многофункциональные и универсальные решения. Их возможности проще всего рассмотреть на примере конкретного софта. Возьмем решение от Bitcop, одного из наиболее востребованных производителей в сегменте:

Учет отработанного времени на основании нескольких метрик для каждого специалиста. Учитывается время начала работы, время завершения, все простои и периоды нерационального использования временных ресурсов. Оценивается общая активность и интенсивность по периодам в течение трудового дня и часов, затраченных на работу.

Анализ продуктивности рабочего времени. Система анализирует активность пользователей в течении трудового дня и определяет с какими именно программами, приложениями и веб сайтами взаимодействовал пользователь, а на основании заложенного алгоритма определяет продуктивно или не продуктивно сотрудник использовал отработанное время.

Все программы, которые запускает работник, и все сайты, которые он посещает, фиксируются и автоматически анализируются системой. Руководитель может вручную блокировать доступ к определенным сайтам/приложениям. В ответ на запрещенные действия можно настроить формирование автоматического отчета со скриншотом экрана и пересылкой на почту руководителя.

Хронометраж и структура дня в форме простых и наглядных графиков отражают всю работу специалиста. То есть вы точно знаете, когда он занимался своей работой, а когда нет. Буквально – до минуты. Всё это программа сама компонует в отчеты по дням и неделям с заданным уровнем детализации. Плюс оперативные сводки в режиме «здесь и сейчас».

В Bitcop есть встроенный трекинг задач, мониторинг поисковых запросов и другие возможности, которые есть у многих современных приложений данной категории. Например, встроенная защита от инсайдерских сливов, которая не нивелирует факт потери рабочего времени на предприятиях, но успешно защитит от утечки корпоративных данных, которая в будущем может иметь крайне масштабные и негативные последствия для вашей компании.

Решение эффективно применимо для контроля за потерей рабочего времени на предприятиях в том числе потому, что у него есть скрытый режим. В этом режиме софт не виден пользователю и никак не отражается на функционировании системы. При этом руководителю не обязательно скрывать факт наличия программы. Это само по себе станет важным сдерживающим фактором – когда специалист знает, что любое его действие отслеживается, но не видит самого процесса.

Варианты решения проблемы

Зная, как выполняется работа и почему та или иная задача решается плохо, вы можете организовывать мероприятия по устранению потерь рабочего времени. Их можно организовать, только обладая конкретными сведениями, точно зная предпосылки и видя следствия. Конкретных вариантов действия может быть масса, но мы постараемся свести их все к нескольким типологическим группам, исходя из требуемого результата:

• Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется.
• Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется.
• Увеличение нормированных показателей. Оценка может показать обратный результат – персоналу объективно не хватает перерывов, они просто не успевают поесть, решить личные вопросы, отдохнуть. В этом случае эффективным решением может стать уменьшение периодов активной рабочей деятельности и расширение периодов, когда работа не ведется. Что касается конкретных цифр, то этот момент является индивидуальным, руководителю придется экспериментировать, опираясь на имеющиеся сведения.
• Внедрение аппаратных решений. Мероприятия по устранению потерь рабочего времени зачастую предполагают использование дополнительных систем, которые влияют на то, как ведется работа. Например, рост потерь текущего рабочего времени может быть нивелирован введением контрольно-пропускных пунктов, уже упомянутых биометрических замков, видеокамер, GPS-трекеров и датчиков топлива для водителей. Внедряемый метод зависит от того, что именно привело к потерям рабочего времени (сюда относятся любые неплодотворные действия специалистов).
• Внедрение программных решений. Речь идет о первичном анализе производительности труда и подтвержденных потерях рабочего времени. Это как раз та ситуация, когда для качественного выполнения работы потеря времени устраняется за счет софта. Руководитель действует адаптивно. Иногда эффективным методом контроля рабочего времени являются тайм-трекеры. В другой ситуации этого явно будет недостаточно и потребуются комплексные мероприятия по устранению утраты рабочего времени – оптимальным вариантом является внедрение многофункциональных систем (вроде рассмотренного выше).
• Целевое устранение деструктивных факторов. Отлынивания от работы или потери рабочего времени могут быть связаны с конкретными событиями и явлениями, которые имеют место на производстве. Например, регулярные перебои с поставками сырья, отсутствие кондиционера в рабочем помещении, протекающая крыша в цеху, станок, требующий модернизации, слишком говорливый и экспрессивный работник на ресепшне (да, это тоже проблема). Такие моменты нужно выявлять и оперативно устранять.

В дальнейшем, чтобы работа выполнялась каждым специалистом четко в соответствие с трудовой инструкцией, необходимо, исходя из полученной аналитики, использовать широко известный метод кнута и пряника. То есть потеря времени – лишь одна сторона медали, другая сторона – мотивировать персонал использовать на работу оплачиваемое ему время, которое раньше он использовал в личных целях.

Здесь может пригодиться применение формулы расчета по потерям рабочего времени. Но если вы используете Bitcop или аналог, графики дают максимально наглядное представление. Дальше всё просто.

Если специалист четко выполняет должностную инструкцию и не тратит временные ресурсы на что-либо кроме работы, он достоин премирования или иной мотивации (вплоть до официальной благодарности и доски почета).

Если же работник намеренно отлынивает от работы, тратит значительное время на решение личных вопросов, он наказывается штрафом и дисциплинарными взысканиями, вплоть до увольнения. В рамках этой концепции можно применять любой способ сокращения по потерям рабочего времени. Система мотивации «премии/штрафы» работает всегда и везде, при этом в ряде случаев надо принимать в расчет специфику конкретной компании.

Иногда руководители используют оригинальные и эффективные решения. Например, за счет штрафов формируется фонд, из которого выплачиваются дополнительные премии. Это непросто реализовать, зато вы одним выстрелом убиваете двух зайцев. Только учитывайте, что такая концепция должна реализовываться прозрачно. То есть каждый специалист должен знать, за что тот или иной коллега получил бонус или нагоняй от руководства.

Как сократить потери рабочего времени

Эта проблема существует в любой компании, вне зависимости от сегмента, числа специалистов и прочих факторов. Решается она стандартным алгоритмом – сначала выполняется анализ и комплексная оценка прямых потерь рабочего времени. Затем вскрываются причины и принимаются релевантные меры. Наиболее эффективным вариантом выступает внедрение специализированного софта, позволяющего контролировать трудовой ресурс персонала (включая удаленных и фрилансеров).

Когда потеря времени подтверждена, руководитель мотивирует специалиста «больше так не делать». Концепция кнута и пряника выступает оптимальным решением. Это гибкая концепция, которую можно индивидуально подстроить под конкретную компанию. Скорее всего, руководителю придется экспериментировать, пробуя разные методы. Цель – рабочее время как чистый ресурс, который тратится на исполнение должностных обязанностей. Но без фанатизма. Нормальным считается, если работник до 20% рабочего времени расходует не по назначению. Если же он переступил эту границу – руководителю пора действовать.

Анализ загрузки персонала с помощью систем учёта рабочего времени

Понимание основ эффективного управления рабочими нагрузками выходит на первый план в мире, где движут производительность и эффективность. Задача управленцев заключается в распределении задач и проектов так, чтобы ресурсы использовались оптимально при сохранении благополучия сотрудников. Как рассчитать загрузку персонала и как в этом помогают системы учёта рабочего времени – разбираемся в этой статье.

Анализ рабочей нагрузки – это систематический процесс оценки и распределения задач и проектов между сотрудниками для достижения баланса между производительностью, качеством и удовлетворенностью сотрудников. Согласно статистике, 85% работающих жителей России работают в выходные, причём 20% из них – трудятся каждый уикенд. Неудивительно, что в оценке удовлетворённости сочетанием работы и личной жизни цифры тоже не самые радужные: только 15% сотрудников довольны сложившимся work-life balance. Такая неудовлетворённость приводит к усталости и выгоранию, что отражается на производительности специалиста. Именно поэтому грамотные управленцы уделяют столько внимания грамотному распределению обязанностей и управлению рабочей нагрузкой.

Анализ рабочей нагрузки включает в себя оценку работы, времени и усилий, необходимых для каждой задачи, и определение наиболее эффективного способа распределения этих задач среди персонала. Этот анализ помогает организациям принимать обоснованные решения об уровне укомплектования персоналом, распределении ресурсов, оптимизации процессов и общей эффективности.

Методы расчёта загруженности сотрудников

Понять, насколько загружен каждый сотрудник на первый взгляд кажется просто. Распространённая ситуация: один сотрудник бегает в цейтноте, а другой – прохлаждается, попивая кофе. Однако эта, казалось бы, очевидная картина может быть обманчивой. Как один специалист может грамотно имитировать бурную деятельность, так и другого можно застать за пятиминутным кофе-брейком ради переключения с задачи на задачу. Поэтому для расчёта загруженности персонала используют методы, которые способны дать более точную, даже количественную оценку.

Существует формула для расчёта загруженности сотрудников:

Кр = 1 – (Тпот + Тпер)/Тобщ.

По сути, чтобы получить показатель равномерности загрузки специалистов в компании, нужно сложить временные потери и время переработок в человеко-часах, вычесть полученный показатель из единицы. А полученный результат разделить на общую трудоёмкость персонала.

Если общую трудоёмкость рассчитать довольно легко – нужно перемножить количество человек в коллективе на фонд рабочего времени, то определить время переработок и потерь гораздо сложнее. Однако и здесь есть несколько методов. Сначала рассмотрим самые распространённые по степени сокращения в них участия самих сотрудников:

• самохронометраж. Персонал самостоятельно отмечается в журналах прихода и ухода с рабочего места, в конце каждого дня сдаёт отчёт о проделанной работе. Главное отличие этого отчёта – сотрудник расписывает поминутно своё время, чтобы руководитель понимал не просто, сколько задач выполнил специалист за день, а сколько конкретно времени на них потратил;
• ручной хронометраж. По принципу этот метод мало отличается от предыдущего: по-прежнему фиксируется время от начала рабочего дня о его окончания, только делают это не сотрудники, а назначенный человек. Так вроде бы должна сохраняться объективность;
• интервью или тестирования. Эти методы схожи по своим целям: главной задачей становится понять, что специалист осознаёт свою ответственность и долю участия в общем успехе компании.

Эти методы малозатратны с финансовой точки зрения, но в итоге не совсем достигают нужного результата – получения объективных данных, на основе которых можно будет произвести расчёты равномерности загрузки персонала. Во-первых, самохронометраж даёт для сотрудника простор для «фантазии» – сомнительно, что каждый первый добровольно внесёт в список дел просмотр новостных лент, развлекательных роликов или игры в популярный шуттер. Ровно, как и на интервью мало приходится рассчитывать на полную откровенность. Во-вторых, любые отчёты заставляют тратить дополнительное время: у сотрудников – на их написание, у руководителя – а их прочтение и анализ. Получается, что время, которое компании так стремятся использовать с максимальной пользой, тратится на не самые профильные для специалистов занятия.

Что даёт анализ загрузки персонала?

Анализ рабочей нагрузки имеет решающее значение для поддержания здоровой, эффективной и продуктивной работы компании. Понимание распределения задач между специалистами влияет на различные аспекты деятельности организации и команды – от благополучия сотрудников до управления ресурсами и принятия решений, в конечном итоге способствуя общему успеху.

1. Оптимизация распределения ресурсов.

Анализ рабочей нагрузки помогает более эффективно распределять ресурсы, такие как штатная численность, время и бюджет. Это гарантирует эффективное использование ресурсов, сокращение отходов и повышение производительности.

1. Баланс в работе.

Анализируя рабочую нагрузку, компании могут выявить области, где работа распределена неравномерно. Это позволяет им перераспределять задачи или корректировать численность персонала для достижения лучшего баланса. Это, в свою очередь, помогает предотвратить выгорание сотрудников, которые могут быть перегружены, и обеспечивает своевременное выполнение работы.

1. Прогнозирование и планирование.

Анализ рабочей нагрузки предоставляет ценную информацию для прогнозирования будущих требований к рабочей нагрузке. Это помогает подготовиться к изменениям, таким как рост деловой активности, новым проектам или смене приоритетов, гарантируя, что компания сможет адаптироваться и оставаться конкурентоспособной.

1. Благополучие сотрудников.

Чрезмерная рабочая нагрузка может привести к стрессу, усталости и выгоранию сотрудников. Проводя анализ рабочей нагрузки, предприятия могут определить, когда сотрудники перегружены, и принять превентивные меры для обеспечения их благополучия. Это, в свою очередь, повышает моральный дух сотрудников, удовлетворенность работой и уровень удержания сотрудников, снижая текучку кадров.

1. Принятие решений на основе данных.

Наконец, анализ рабочей нагрузки предоставляет объективные данные, которые помогают принимать решения. Это позволяет управленцам делать взвешенный выбор в отношении найма, обучения, распределения рабочей нагрузки и ресурсов на основе фактических показателей работы, а не предположений.

Автоматический подсчёт загруженности сотрудников

В противовес субъективным методам сбора данных о работе и загрузке персонала встаёт учёт рабочего времени. Это жизненно важный инструмент для эффективного анализа рабочей нагрузки. Точно регистрируя время, затраченное на различные задачи, проекты и действия, он предоставляет ценную информацию о распределении и использовании ресурсов.

Эти данные позволяют управленцам и командам выявлять дисбаланс рабочей нагрузки, более эффективно распределять задачи и следить за тем, чтобы члены команды не были перегружены или недостаточно загружены. Учёт времени помогает оценивать длительность выполнения задач и планировать будущие проекты на основе исторических данных, обеспечивая реалистичные сроки. А также облегчает оценку производительности, позволяя командам сосредоточиться на задачах, которые приносят наибольшую пользу. В конечном итоге отслеживание рабочего времени повышает производительность, помогает управлять ресурсами и способствует принятию обоснованных решений.

Автоматический учёт рабочего времени обеспечивает получение точных данных о выполнении задач, количественных показателей, которые имеют решающее значение для принятия решений. Непредвзятый и всеобъемлющий, он помогает выявить ресурсоёмкие задачи, «узкие места», области для улучшения процессов – всё то, что не под силу обнаружить, применяя ручные методы анализа загруженности персонала.

Конечно, любые нововведения, тем более автоматизированные системы учёта рабочего времени, может встретиться с негативной реакцией со стороны персонала. Чтобы облегчить восприятие со стороны команды, достаточно выбрать простое и интуитивно понятное решение для отслеживания времени, такое как CrocoTime .

CrocoTime – система учёта рабочего времени

CrocoTime – автоматическая система учёта рабочего времени, которая идеально подходит для тех, кто хочет лучше понять распределение своего времени и совершенствовать управление рабочей нагрузкой. CrocoTime тщательно отслеживает все временные затраты, каждую минуту официального рабочего времени, совмещая в себе все методы анализа рабочей загрузки персонала и действуя при этом непредвзято:

точно отмечает начало и окончание рабочего времени в соответствии со временем включения и отключения персональной машины сотрудника;

учитывает перерывы – те, что положены каждому специалисту по ТК, и те, что приносят ущерб производительности сотрудника и компании;

благодаря возможности тонкий настроек, система разделяет использованные ресурсы на продуктивные и непродуктивные, демонстрируя, чем занимался специалист в рабочие часы – просмотр роликов, новостей, онлайн-игры не останутся незамеченными.

Формируя на основе данных полную, поминутную картину рабочего времени, CrocoTime показывает загрузку каждого сотрудника. В аналитических возможностях системы – сравнить успехи коллег на одинаковых должностях. Так становятся очевидными те, кто действительно успевает за один рабочий день сделать столько, сколько другие, менее расторопные коллеги, за неделю.

Серьёзное преимущество системы учёта рабочего времени CrocoTime – в исключительной лояльности. Программное обеспечение не подслушивает, не подсматривает, не делает скриншотов, не перехватывает мессенджи в соцсетях и почте. Это позволяет легко встроить систему в работу коллектива с моральной точки зрения.

Понимание того, как распределяется работа, важно для организационной эффективности компании, счастья сотрудников и успешной реализации проектов. Увидеть реальное положение дел в компании помогает система CrocoTime, возможности которой можно оценить бесплатно.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как контролировать сотрудников, работающих из дома?

Постпандемийный мир продолжает меняться, подходы к сотрудничеству между работодателями и специалистами становятся более гибкими. В таких условиях компании больше, чем когда-либо, понимают важность поддержания и управления удалёнными командами. Однако вместе с трансформацией способов взаимодействия приходят и проблемы, а недостаточная прозрачность работы сотрудников может.

Плюсы и минусы переработок. Когда это полезно, когда вредно для компании?

Люди работают сверхурочно либо потому что хотят, либо потому что вынуждены. Причин у переработок может быть масса. Тем не менее сверхурочная работа может быть выгодна как работодателям, так и работникам, и, если сверхурочная работа не основана на злоупотреблениях, это может быть беспроигрышным и взаимовыгодным.

20 сентября 2023 Подробнее