Как обновить сводную таблицу в excel если изменил данные

Как обновить сводную таблицу в excel если изменил данные

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Обновление данных в сводных таблицах Excel

Большой диапазон данных в таблице Excel рационально представить в виде сводного отчета. Структура данного инструмента позволяет получить быстрый доступ к итогам, информации по определенному параметру. Рассмотрим создание и обновление сводных таблиц.

О целесообразности и возможности сводных таблиц

Оптимально формировать сводный отчет на основе исходной таблицы, если она отвечает следующим параметрам:

• содержится несколько сотен строк;
• пользователю нужно представлять одни и те же данные в разных разрезах, выбирать информацию по заданному условию, группировать, а встроенный фильтр и группировка справляются плохо.

Требования к исходной таблице:

• у каждого столбца есть заголовок (первый вариант – неправильный; второй – правильный);
• значения в одном столбце имеют одинаковый формат (число, дата, текст);
• все ячейки в строках и столбцах заполнены значениями;
• данные из одной ячейки нельзя разнести в разные столбцы (без объединения ячеек).

Нерациональная организация информации:

Нельзя будет вывести итоги, например, только по городу.

Лучше значения ввести следующим таким образом.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Чтобы создать сводную таблицу в качестве исходного диапазона возьмем каталог учебной литературы:

Подразумевается, что данная таблица состоит из сотен строк. Создадим сводный отчет для выведения списка книг из конкретной категории или определенного года. Задача сформулирована – перейдем к реализации.

1. Активизируем любую ячейку в исходном диапазоне – щелкаем мышкой. Переходим на вкладку «Вставка» — «Таблица». Нажимаем кнопку «Сводная таблица».
2. Автоматически выделяется весь диапазон. Открывается диалоговое окно инструмента. Необходимо проверить правильность параметров для отчета (диапазон, куда выводить сводную таблицу).
3. Открывается окно для построения отчета, список полей. В правой нижней части страницы – области для размещения данных из исходного диапазона.
4. Области позволяют сформировать структуру сводного отчета.
5. Сначала заполним «Названия строк». Так как нужно вывести список книг по годам, то в этом разделе должен быть перечень названий книг. В списке полей ставим птичку напротив поля «Название». Данные столбца имеют текстовый формат – автоматически попадают в область «Названия строк». К значениям сразу применяется сортировка по алфавиту.
6. Теперь ставим птичку напротив поля «Год выпуска».

Сводная таблица сделана. С помощью нескольких кликов. Такой способ представления информации удобен для финансовых отчетов.

Как обновить сводную таблицу в Excel

От сводной таблицы больше пользы, если она динамическая. То есть при внесении новых данных в исходный диапазон поля отчета можно обновить. Как это сделать?

1. Когда данные внесены в исходную таблицу, переходим на лист со сводным отчетом и щелкаем в любом его месте правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выбираем «Обновить».
2. Активизируем нужное поле сводного отчета – становится доступен инструмент «Работа со сводными таблицами». Открываем вкладку «Параметры». В группе «Данные» нажимаем кнопку «Обновить».
3. Выделить сводную таблицу или отдельное поле, нажать сочетание клавиш Alt + F5.

Как настроить автоматическое обновление сводной таблицы в Excel:

1. Открыть лист со сводным отчетом. Щелкнуть в любом месте таблицы левой кнопкой мыши. Это нужно для того, чтобы активизировалась «Работа со сводными таблицами».
2. На вкладке «Параметры» находим группу «Сводная таблица». Нажимаем – открывается меню кнопки. Выбираем пункт «Параметры».
3. В открывшемся меню «Параметры сводной таблицы» нажать кнопку «Разметка и формат». Поставить галочки напротив следующих пунктов:

Закрыть окно, нажав кнопку ОК.

Еще один вариант:

1. Открыть лист со сводным отчетом. На вкладке «Разработчик» нажать кнопку «Запись макроса».
2. Выполнить вручную обновление сводной таблицы – остановить запись. Нажать на кнопку «Макросы». Выбрать из доступных макросов записанный – «выполнить».

Теперь сводный отчет при открытии будет обновляться программно.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

покупка

Как обновить сводную таблицу при изменении данных в Excel?

Как вы знаете, если вы изменяете данные в исходной таблице, относительная сводная таблица не обновляет данные в ней в то же время. Если вам нужно обновить сводную таблицу при изменении данных в таблице в Excel, я могу рассказать вам несколько быстрых способов.

Обновите сводную таблицу на листе, нажав кнопку «Обновить»

В Excel есть функция «Обновить» и «Обновить все» для обновления сводной таблицы на одном листе.

Щелкните сводную таблицу, данные которой нужно обновить, а затем щелкните Опция (в Excel 2013 щелкните АНАЛИЗ)> обновление > обновление. Смотрите скриншот:

Если вы хотите обновить все сводные таблицы на одном листе, вы можете выбрать Обновить все.

Обновить сводную таблицу на листе или в книге с помощью VBA

С помощью VBA вы можете не только обновлять все сводные таблицы на одном листе, но также можете обновлять все сводные таблицы во всей книге.

1. Нажмите F11 + Альт вместе на клавиатуре, чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Затем нажмите Вставить > Модули чтобы вставить новое окно модуля. А затем скопируйте следующий код VBA в окно.

VBA: обновить сводные таблицы на листе.

Sub AllWorksheetPivots() 'Updateby20140724 Dim xTable As PivotTable For Each xTable In Application.ActiveSheet.PivotTables xTable.RefreshTable Next End Sub 

3. Нажмите Run кнопку в окне или клавишу F5 для запуска VBA, то сводные таблицы на листе обновляются.

Функции: Чтобы обновить все сводные таблицы во всей книге, вы можете использовать следующий VBA.

VBA: обновить все сводные таблицы в книге.

Sub RefreshAllPivotTables() 'Updateby20140724 Dim xWs As Worksheet Dim xTable As PivotTable For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets For Each xTable In xWs.PivotTables xTable.RefreshTable Next Next End Sub 

Относительные статьи:

• Обновить сводную таблицу при открытии файла в Excel
• Обновить диапазон данных сводной таблицы в Excel

Зачем нужна функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Предположим, что из вот такой базы данных по продажам:
. вы создали небольшую, но симпатичную сводную таблицу:
Но ваш руководитель хочет не совсем ее, а что-то похожее на:
То есть имеем несколько ощутимых трудностей:

• Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит — дизайн отчета должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). «Дорабатывать напильником» дизайн сводной — долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчета и обновления.
• Из всей сводной для отчета вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру — придется руками фильтровать.
• Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зеленых ячейках, но среднее по месяцу в итогах — сводная так не умеет.
• Полученные в сводной результаты — еще не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе (особенно для сводных на основе OLAP-кубов) или делается, но «через одно место» с помощью вычисляемых полей и объектов.
• Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).

Изящным решением всех этих проблем может стать функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA) , которая умеет извлекать нужные нам данные из сводной, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах.

Сделаем на отдельном от сводной листе заготовку отчета:

Выделите первую ячейку зеленого диапазона, введите знак «равно» и щелкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки а-ля «морской бой» Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:

Давайте разберем ее подробно:

• Первый ее аргумент («Выручка») — это имя извлекаемого поля.
• Второй (Лист1!$A$4) — это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берем данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать из какой именно нужно вытащить число.
• Все остальные аргументы начиная с третьего — это попарно название поля и его значение, т.е., в нашем случае, это имя модели (Наименование=»Fiesta») и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто «январь».

А теперь самое интересное.

Аккуратно замените в формуле «Fiesta» на $С7, а единичку на D$5 и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зеленые ячейки.

Теперь с данными в зеленых ячейках можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с ее жесткими ограничениями, т.е. дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д.

Если исходные данные поменяются, то нужно будет лишь обновить сводную (правой кнопкой мыши — Обновить). Даже если завтра изменится количество моделей или, скажем, Fiesta будет уже не третьей по счету машиной в сводной, наша функция все равно ее найдет и правильно извлечет соответствующий ей результат для нашего отчета.

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы и как их строить
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат, чисел и текста в сводных таблицах