Почему Excel не может заменить полноценную учетную систему 1С
Возможно вы сталкивались в своей практике с огромными таблицами данных, длину которых в пору измерять сотнями метрами. Систематизировать эти таблицы в общую структуру очень сложно. Но это не единственное неудобство.
Минусы Excel
Рассмотрим еще некоторые часто встречающиеся проблемные моменты, с которыми сталкиваются в организациях, ведущих учет с помощью Excel.
1. Несмотря на постоянные проверки данных, периодически возникают ошибки.
2. Нет возможности сделать расширенный маркетинговый анализ.
3. Сотрудник при увольнении может просто-напросто скопировать и забрать себе клиентскую базу.
Почему выбирают электронные таблицы?
1. Организация находится на стадии формирования. Деятельность компании едва началась и необходимо лишь систематизировать небольшое количество данных, а учет пока ведется в ограниченном объеме.
2. Не нужны большие вложения средств. Затраты минимальные, возможно использовать и бесплатную программу, к примеру, Open Office.
3. Быстрый старт. Применять Excel достаточно просто, потому что у многих пользователей есть базовые навыки работы с этой программой.
4. Нет учета. В организации нет как такового финансового учета и расчета с партнерами.
5. Мало товара. Организация работает с незначительным числом артикулов (до 100 ед.).
Excel не заменит систему учета 1С
Назовем некоторые причины, почему «табличная» программа уступает полноценной системе учета.
1. Сложно проводить отбор. Чтобы найти те или иные данные требуется постоянно настраивать фильтр.
2. Не удобно выполнять стандартные операции. Описание процесса работы с реестром очень трудоемкое, даже при использовании макросов.
3. Приходится постоянно исправлять ошибки. При внесении сведений вручную есть большая вероятность допустить неточности.
4. Нет возможности редактировать базу. Если с базой работают сразу несколько сотрудников в одно и то же время, то они не смогут вносить необходимые корректировки.
5. Сведения могут не совпадать. Данные о товарах, которые внесены в Excel, могут быть устаревшими и не соответствовать фактическим остаткам.
6. Трудно соединять несколько таблиц в один файл.
7. Придется вводить данные вручную. Счета фактур, накладные и т.п. заполняются самостоятельно пользователем.
Итак, сделаем вывод: Excel — это хорошая и удобная система для использования ее в качестве вспомогательного приложения. Она не может полностью заменить учетную систему 1С.
Плюсы программ 1С
1. Учет полностью ведется в соответствии с законодательством.
2. Программа 1С способна заменить сразу несколько таблиц, отчетов, которые находятся в вашей рабочей папке и на рабочем столе компьютера.
3. Отчетность всегда будет сдаваться в налоговую быстро и вовремя.
4. Возможно получать самые последние сведения о деятельности организации, что позволит принимать верные управленческие решения.
5. У вас будет полный контроль над всеми структурами организации.
6. Есть возможность планировать деятельность по всем направлениям: финансы, продажи, загрузка персонала и ресурсов и т.п.
7. Производительность труда вырастет. Если даже загружать 1С на 30% ее возможностей, то это увеличит КПД всей организации. Подобное станет возможным благодаря автоматизации стандартных операций, оперативной и удобной подготовки сведений.
8. Доступ к информационной базе будет открыт для вас вне зависимости от места вашего пребывания — будь то офис, дом или зарубежная поездка.
По вопросам перевода своего учета в ПП 1С – обращайтесь к менеджерам МастерСофт!
Вернуться в блог Задайте вопрос
НОВОСТИ
Дайджест новостей 1C 04.12.23-10.12.23
XIX Всероссийский профессиональный Конкурс «Правовая Россия»
Акция от 1С «Зима подарков»
Отзывы о компании
Сивелькина С. В.
ПАО «НИКО-БАНК» выражает свою благодарность за оперативную и грамотную работу.
В условиях постоянно меняющегося законодательства Банк заинтересован иметь полную и актуальную номативную базу. Это обеспечивается использованием Банком справочно-нормативной системы «Гарант».
Безусловным плюсом в работе компании «МастерСофт» является быстрое реагирование сотрудников при предоставлении документов по запросу Банка, принятых до обновления справочно-правовой системы.
Мордвинцев С. П.
Коллектив компании «АЭРОПОРТ ОРЕНБУРГ» выражает благодарность за взаимовыгодное сотрудничество с МастерСофт-ИТ. Оперативная поставка антивирусных программ Dr. Web обеспечила надежную защиту нашей компьтерной сети.
Особая благодарность сотрудникам Департамента продаж СЦ ИТ за профессиональный подход в решении всех возникающих задач.
Ряховская Н. А.
ООО «Орский Вагонный Завод» выражает искреннюю благодраность за качество обслуживания вашими специалистами. Консультации и поставка антивирусов всегда проходят оперативно и на высоком профессиональном уровне.
Уверены, что и в дальнейшем наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях продолжится.
Кетерер Т. М.
Продукты компании
- 1С
- Гарант
- Программное обеспечение
- Бизнес-семинары
- Итилиум
- Программы повышения квалификации
- Видео-курсы 1C
1С против Excel. Где лучше всего вести финансовый учет?
ООО «Небо» Учет ведут по-разному. Кто-то до сих пор все записывает ручкой в тетрадку, кто-то заполняет файлы, а другие пытаются все автоматизировать. Директор онлайн-бухгалтерии Небо Артем Туровец рассказывает, как перейти от табличек и ручного ввода формул к автоматизации.
Почему многие не любят 1С?
В сети иногда встречаются материалы с обсуждением программ для управленческого учета. В комментариях люди жалуются на сложность 1С и что простым смертным эта система пользы не приносит. Взамен предлагают таблички Excel. Не спорю, что это удобно и практично, но не всегда. У некоторых компаний сложная деятельность и простые решения не всегда будут удобными. Поэтому хочу рассказать, как одному клиенту мы безболезненно заменили управленческий учет с Excel на 1С.
Когда 1С становится действительно нужен?
- Розничная продажа;
- Оптовая продажа;
- Оформление праздников.
Соответственно, появляются разные затраты. В рознице и опте учитываются себестоимость, зарплаты менеджеров и продавцов. В проведении праздников добавляются услуги (грузчики) и расходные материалы (закачка шаров гелием). Плюс есть общие затраты, которые хотели считать отдельно.
Компания хорошо наладила управленческий учет в Excel, но появилась необходимость в 1С. Почему? Потому что трудно собрать данные за месяц. Это делалось так. Брали амбарную книгу и переписывали данные в таблицы с применением формул. Это неудобно, да и работа делается 2 раза: сначала записи заносятся в амбарную книгу, а потом собираются в итоговой таблице.
Хочется просто в течение месяца вносить в программу цифры, а в конце нажать волшебную кнопку и получить сформированный отчет. Excel такое не может, а 1С: Управление Торговлей легко справляется.
Пришел товар на склад и вводишь документы о поступлении. Если прошла продажа, то заводишь подтверждающие документы. Все данные разбиваются по нужным ячейкам. Потом нажимается кнопка «Закрыть месяц».
Если нужно дополнительно провести какие-то документы, то система об этом скажет. По итогам программа формирует два отчета:
- доходов и расходов;
- финансовых результатов.
В каждую цифру этого отчета можно «провалиться» и посмотреть, как она сформировалась, чтобы проверить на достоверность. Чтобы проверить в Excel, нужно взять амбарную книгу, калькулятор и… В общем, непродуктивные затраты времени.
Как построить такую систему?
В 1С настраивается структура статей затрат, аналитика затрат и правила распределения по документам на каждое направление. Например, зарплата директора по продажам должна распределяться на опт и розницу в пропорции 50/50, а аренда офиса должна считаться пропорционально выручке.
Часто говорят: «Я зашел в 1С, но она у меня пустая, я ничего не понял». Тут надо понимать, что структура управленческого учета напрямую зависит от структуры самого бизнеса. Например, в бизнесе на шарах 3 направления затрат, а у продуктового магазина будет только 2.
Поэтому 1С поставляется с пустыми справочниками, и подробной инструкцией по методике учета на все случаи жизни. Очевидно, что каждому отдельно взятому бизнесу не нужны все случаи, ему нужен один. И вот тут нужна помощь консультанта, который настроит конкретную базу 1С под конкретный бизнес.
Настройка — это даже не программирование. Но эта работа требует знаний финансового учета и особенностей 1С. Правда, и работать дальше нужно умеючи. Поэтому хороший консультант не оставит клиента один на один с настроенной, но от этого не менее сложной программой.
Как это работает?
После настройки системы, мы сделали подробную инструкцию для клиента. Там был прописан буквально каждый шаг. Мы созвонились с клиентом, и в режиме реального времени он попробовал совершить несколько действий по инструкции. После этого, он был готов делать все самостоятельно.
Например, в компании 15 статей расходов, но мы сделали 2. Остальные пользователь завел самостоятельно. И деньги на консультанта сэкономил, и результат получил.
Запись расходов стала удобнее. Допустим, заправили машину бензином, сотрудник предоставляет чеки, вносишь авансовый отчет, указываешь статью затрат, и программа автоматически разносит эти расходы по направлениям.
В конце месяца нажимаешь клавишу «Закрыть месяц», программа автоматически проверяет, все ли ты правильно сделал и дает подсказки, что нужно поправить.
После можно формировать управленческие отчеты. Кстати, данные которые сохранились в базе, со временем приобретают еще большую ценность. Можно смотреть старые периоды и оценивать ситуацию в динамике.
Кому подходит Excel, а кому 1С?
Мы в Небе считаем, что эти инструменты не нужно противопоставлять. Таблицы в «экселе» хороши на ранних этапах развития бизнеса. Когда мало оборотов и просто надо понять структуру расходов или планировать далекое будущее.
Когда бизнес развился, то учет становится сложным и отнимает кучу времени. Проще один раз настроить автоматизированную систему, чтобы сэкономить время и получить грамотный учет.
Эксель или 1с что лучше
+7 (499) 755-54-96
info@itbconsult.ru
По будням с 9:00 до 20:00 (МСК)
- О нас
- О компании
- Немного про ИТБ Консалтинг
- Реквизиты компании
- Все наши услуги
- Готовые продукты от ИТБ консалтинг
- Базовое программное обеспечение 1С
- Демонстрации возможностей программ 1С
- Примеры типовой проектной документации
- Все наши проекты
- По виду деятельности клиента
- Торгово-производственная компания
- Топливно-заправочные комплексы
- Сфера услуг
- Строительство
- Автобизнес
- Промышленное производство
- Полигоны ТБО
- Автоматизация розницы
- Оптовая торговля
- 1C: ERP
- 1С: УХ
- 1С: Бухгалтерия
- 1C: УНФ
- 1C: УПП
- 1С: ТОИР
- 1С: Документооборот
- 1С: Комплексная автоматизация
- 1С: УПП
- 1С: УТ
- 1С: Управление автотранспортом
- 1С: Альфа – Авто
- 1С: ЗУП
- 1С: MDM
- CRM
- Удаленная работа технологии
- Agile-технология
- SCRUM — технология
- Консультационное внедрение (эконом)
- Сбалансированное внедрение (бизнес-класс)
- Проектное внедрение (VIP решение)
- Методики ИТБ Консалтинг
- Планирование бизнес-процессов BPMN и EPS
- Управление проектами в ИТБ Консалтинг с помощью Jira
ИТБ Консалтинг
+7 (499) 755-54-96
Скрыть форму поиска
- О нас
- О компании
- Немного про ИТБ Консалтинг
- Реквизиты компании
- Все наши услуги
- Готовые продукты от ИТБ консалтинг
- Базовое программное обеспечение 1С
- Демонстрации возможностей программ 1С
- Примеры типовой проектной документации
- Все наши проекты
- По виду деятельности клиента
- Торгово-производственная компания
- Топливно-заправочные комплексы
- Сфера услуг
- Строительство
- Автобизнес
- Промышленное производство
- Полигоны ТБО
- Автоматизация розницы
- Оптовая торговля
- 1C: ERP
- 1С: УХ
- 1С: Бухгалтерия
- 1C: УНФ
- 1C: УПП
- 1С: ТОИР
- 1С: Документооборот
- 1С: Комплексная автоматизация
- 1С: УПП
- 1С: УТ
- 1С: Управление автотранспортом
- 1С: Альфа – Авто
- 1С: ЗУП
- 1С: MDM
- CRM
- Удаленная работа технологии
- Agile-технология
- SCRUM — технология
- Консультационное внедрение (эконом)
- Сбалансированное внедрение (бизнес-класс)
- Проектное внедрение (VIP решение)
- Методики ИТБ Консалтинг
- Планирование бизнес-процессов BPMN и EPS
- Управление проектами в ИТБ Консалтинг с помощью Jira
Сравнение 1С и Excel
03
Июн
2021
Очень часто происходит ситуация, когда пользователь понимает, что ему необходимо автоматизировать работу, а вот как это сделать: вопрос. Кажется, что 1С — это сложный, очень длительный и дорогостоящий процесс, поэтому работа продолжает вестись в Excel, Google Docs и т.п., что приводит в дальнейшем к огромному количеству проблем.
Оглавление:
- Чем полезна программа «1С»?
- Что такое «1С:Предприятие»?
- Области применения продуктов 1С
- Вся мировая финансовая система держится на Excel
- Excel живет лишь в руках ее создателя
- Выводы
- О компании
Очень часто происходит ситуация, когда пользователь понимает, что ему необходимо автоматизировать работу, а вот как это сделать: вопрос. Кажется, что 1С — это сложный, очень длительный и дорогостоящий процесс, поэтому работа продолжает вестись в Excel, Google Docs и т.п., что приводит в дальнейшем к огромному количеству проблем.
Сегодня мы предлагаем вам сравнить 1С и Excel. Итак, начинаем!
Чем полезна программа «1С»
Популярность программы «1С: Бухгалтерия» достигла невероятных масштабов, поэтому многие уверены, что 1С полезна только бухгалтеру. Однако, это далеко не так.
Программа «1С» — это продукт для автоматизации организации любого типа. 1С включает в себя широкий спектр типовых решений и отраслевых конфигураций. Автоматизация бизнес-процессов возможна в любой компании, независимо от масштабов и направлений. IT-решения прошли путь от простой программы для ведения учета и сдачи отчетности до многопользовательских систем класса ERP.
Что такое «1С:Предприятие»?
Все программные решения фирмы «1С» созданы на базе единой технологической платформы «1С:Предприятие».
Программа 1С является сочетанием технологической платформы и конфигурации. Прикладное решение устанавливается на платформу. Платформа выполняет роль основы, фундамента.
Существует достаточно много конфигураций, но платформа для них только одна.
Уже потом на фундаменте-платформе программисты создают различные конфигурации программ для пользователей.
Конфигурация — это весь функционал, который обеспечивает работоспособность платформы. Эти два элемента не могут существовать отдельно друг от друга.
Ценность 1С в том, что программисты могут доработать прикладное решение под особенности любой компании. При этом сама платформа меняться не будет.
На сегодняшний день система 1С:Предприятие не уступает продвинутым и растиражированным западным решениям. Иностранные компании, которые работают на территории России, все чаще выбирают для автоматизации своих бизнес-процессов программы 1С (напрмер, Resorba Medical, Logistic Act, West projects и др.). Современные продукты предлагают широкие функциональные возможности по доступным ценам.
Фирма «1С» непрерывно работает над тем, чтобы расширить возможности системы. На сегодняшний день, уже более 95% коммерческих и государственных компаний в России работают с решениями 1С:Предприятие.
Области применения продуктов 1С
Программы 1С:Предприятие созданы специально для решения всех известных задач по управлению компанией и учету. Конфигурация может содержать в себе как стандартный набор общих функций, так и учет индивидуальных задач отдельной компании.
Любую программу «1С:Предприятие 8» можно адаптировать для конкретной отрасли:
- Бухгалтерский и налоговый учет по стандартам России и стран СНГ, отчетность МСФО;
- Торгово-складской учет и управление торговой компанией;
- Управленческий учет и бюджетирование, консолидация;
- Учет денежных средств и финансовое планирование;
- Управление производством и учет производственных затрат, расчет себестоимости;
- Управление логистикой, закупками;
- Розничная торговля;
- Управление документооборотом;
- Кадровый учет и управление персоналом, ведение кадровой политики и расчетов с сотрудниками;
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
- Комплексное управление предприятиями (ERP) различных сфер деятельности, в т.ч. – производство, торговля, строительство, сельское хозяйство, ТЭК, ЖКХ, финансовый сектор, общественное питание, гостиничный бизнес, медицина и пр.
Вся мировая финансовая система держится на Excel
Посмотрите на любого сотрудника. Практически у всех есть учетные/автоматизированные/комплексные системы. Но где люди делают основную аналитическую работу? Где готовят большинство нестандартных управленческих отчетов, где моделируют/планируют варианты развития ситуации?
Если посмотреть на подавляющее большинство предприятий, Excel незримо присутствует везде. Каким бы богатым ни было многообразие учетных систем, все равно пользователям приходится его разбавлять таблицами, чтобы компенсировать недостатки автоматизированных систем и сделать свою работу удобной и эффективной.
И что вы в нем нашли?
Давайте спросим не маркетологов и продавцов, а настоящих пользователей, которые продолжают работать с Excel: почему не отказываются от программы и не обращаются к учетным системам?
Вот что отвечают на вопрос «Почему вы не отказались от Excel?»:
- Простота и доступность для любого пользователя.
- Гибкость составления таблиц, можно редактировать даже с данными.
- Возможность настраивать таблицы интерактивным способом, по сути визуальное описание информации.
- Excel знают практически все, больше, чем 1С.
- Программист не нужен. Я независим. Что хочу, то и ворочу! И не надо, блин, на каждый чих звать этих IT-шников, программистов и уговаривать допилить систему для моего отчета
- Excel «не пугает» закрытостью расчетов, он прозрачен, легко проследить по формулам модель расчетов.
- Обширные возможности для аналитической работы, статистики. Фактически это моя мини BI-система.
Помимо доступности, гибкости, открытости и универсальности, он радует еще и смешной ценой вопроса. Вот и получается, что с ним легко начать работать, комфортно продолжать и тяжело расстаться.
Excel живет лишь в руках ее создателя
Мы убедились в том, что Excel обладает целым рядом преимуществ перед 1С благодаря универсальности, гибкости и наглядности. Однако странное дело: в подавляющем большинстве российских компаний установлена и активно используется именно 1С. Парадокс? Ни в коем случае. Просто 1С лучше, чем Excel!
Выводы
- 1С — функциональное прикладное решение. То есть, в отличие от Excel, 1C с самого начала, сразу после установки умеет вести управленческий, бухгалтерский и налоговый учёт, формировать отчётность, давать разнообразную аналитику и т.д. Excel на этом фоне — просто белый лист бумаги, на котором, конечно, можно написать что угодно, однако этот процесс во многих случаях будет сродни изобретению велосипеда.
- 1С — это огромная индустрия, в которой задействованы сотни тысяч человек, которые занимаются её продажей, сопровождением, технической поддержкой, разрабатывают специализированные конфигурации и предоставляют решения любого уровня на базе этой платформы. В большинстве случаев, даже если у вас нет в штате собственных 1С-программистов, вы без особого труда сможете найти решение, наиболее близко соответствующее вашим потребностям и, при необходимости, заточить его (силами 1С-франчайзи) под себя.
- 1С — многозадачная система. Это особенно важно в условиях бизнеса, когда в учётном процессе задействованы десятки и сотни людей. Excel по определению — однозадачная система. Да, можно организовать коллективную работу с одним файлом Excel для нескольких человек, но это будет работать довольно криво и чревато большим количеством различных проблем – задваивание информации, подвисание системы, если совершит ошибку один – можно вообще потерять данные всем остальным, сложность при вычислении ошибки и т.д.
- 1С с лёгкостью справляется с большим объёмом данных. Десятки и сотни тысяч транзакций теперь обрабатываются за доли секунды, размер базы данных практически не имеет значения.
- В 1С качественно реализован механизм регламентации доступа к данным для различных категорий пользователей. Когда в одной базе данных, содержащей всюинформацию о компании, работают все сотрудники компании, начиная от стажёров и заканчивая генеральным директором, очень важно закрыть доступ к критически важным данным для людей, которым их знать не положено, при этом сохранив для них возможность полноценной работы в системе. 1С легко справляется с этой задачей, в отличие от Excel, в которой даже банальная парольная защита файла работает не слишком надёжно.
- Если вам нужны программисты 1С, вы без проблем найдёте их на рынке, и сможете их силами разработать для себя решение, возможности которого будут ограничены лишь вашей фантазией (ну и потребностями вашей компании). В Excel тоже можно писать макросы на встроенном языке VBA, однако программистов VBA на рынке на три порядка меньше.
Excel
1С
Необходимость обучения работе с программой
Что лучше? — выгружать из 1С данные в Excel или лучше использовать Экстрактор данных 1С в BI?
При работе с 1С, часто возникает необходимость работать с данными, которые содержатся в информационной базе. Извлечение данных из базы 1С можно сделать двумя основными способами: выгрузить данные в Excel или использовать Экстрактор данных 1С в BI.
Выгрузка данных в Excel — это быстрый и простой способ работы с данными, который многие люди уже знают и умеют использовать. Важной преимуществом0 этого метода является удобство работы с данными в таблицах Excel, а также возможность скриптовать процессы выгрузки данных. Однако, есть и некоторые недостатки при использования Excel.
- Во-первых, данные в Excel могут быстро стать устаревшими, т.к. они получаются в момент времени. Это может быть критично в ситуациях, когда требуется быстро реагировать на изменения данных или принимать оперативные решения.
- Во-вторых, работа с большими объемами данных может быть сложной и занимать много времени. При этом, возникает необходимость в расширении функционала Excel за счет использования специализированных дополнений (например, Power BI).
Другой способ работы с данными — использование «Экстрактора данных 1С в BI». Это позволяет быстро и эффективно извлекать и анализировать данные из информационной базы. Экстрактор данных 1С в BI представляет собой программный модуль, позволяющий выгружать данные из информационной базы 1С и строить отчеты на их основе в Yandex Datalens и других BI-системах. Этот способ не имеет таких недостатков, как при работе с Excel:
- данные всегда актуальны,
- удобно работать с большими объемами данных и строить глубокий анализ.
Кроме того, экстрактор данных 1С в BI имеет ряд других преимуществ, таких как:
- Безопасность: доступ к выгруженным данным можно ограничить по ролям и правам пользователей;
- Гибкость: можно применять различные методы агрегации и анализа данных;
- Отказоустойчивость: экстрактор работает на основе расписания, что гарантирует непрерывность работы отчетов;
- Документирование: можно сохранять шаблоны выгрузки с настройками параметров, что упрощает повторное использование.
Таким образом, использование Экстрактора данных 1С в BI является более продуктивным и безопасным способом работы с данными из информационной базы, чем выгрузка данных в Excel. Примененный метод зависит от задачи и ситуации.
Если требуется быстро получить небольшой объем данных, то можно воспользоваться Excel.
Если необходима производительная и гибкая система анализа данных, то стоит выбрать Экстрактор данных 1С в BI.
- О компании
- О компании